Qu'est-ce qu'un livre de petite caisse?
Lorsqu'une entreprise doit faire un petit achat, un petit livre de caisse ou un compte est souvent utilisé. La petite caisse est une petite somme d'argent, généralement inférieure à cent dollars, qui est détenue sous forme d'espèces par un dépositaire. Lorsqu'un employé effectue un achat avec des fonds de petite caisse, une écriture est effectuée dans un grand livre appelé petit livre de caisse.
Étant donné que les cartes de crédit des entreprises sont généralement émises à un faible pourcentage d’employés, une petite caisse peut être nécessaire pour diverses dépenses. Un exemple courant serait un chef de bureau utilisant une petite caisse pour acheter des fournitures de bureau pour la société. Il est moins difficile pour une entreprise de laisser une petite somme d’argent être libérée à la fois plutôt que d’émettre une carte de crédit d’entreprise au chef de bureau.
En outre, la rédaction d'un chèque pour les dépenses est une perte de temps et d'argent, plutôt que d'utiliser de la petite caisse. Tout comme avec les cartes de débit ou de crédit, les privilèges de signature et de signature des chèques sont généralement limités. Il est beaucoup plus facile de retirer de l'argent d'un compte de petite caisse que de suivre le processus de rédaction d'un chèque.
Il est essentiel que toutes les sommes retirées d'un compte de petite caisse soient remplacées par des bons ou des reçus spécifiques et enregistrées de manière appropriée dans le livre de petite caisse. Cela sert un double objectif. Premièrement, il garantit que chaque dépense est débitée du compte approprié, par exemple des fournitures de bureau, des aménagements paysagers, etc. égal au total indiqué dans le livre de petite caisse.
Certains entrepôts de fournitures de bureau vendent des enveloppes de petite caisse au lieu de carnets de petite caisse. Ce sont de grandes enveloppes scellables contenant à la fois l'argent et les reçus, ainsi qu'un formulaire de saisie du journal imprimé à l'extérieur. Chaque débit sur le compte de petite caisse est enregistré sur ce formulaire et constitue un moyen facile de suivre l’argent. Une nouvelle enveloppe peut être utilisée périodiquement, par exemple une fois par mois ou par trimestre, ou lorsque de nouveaux fonds sont ajoutés au compte après avoir été réduits à un certain niveau.
En ces temps modernes, les comptes de petite caisse peuvent également être enregistrés dans un programme de comptabilité informatique plutôt que dans un petit livre de caisse. Le dépositaire du compte doit faire attention à ce que chaque réduction de petite caisse soit enregistrée dans l'ordinateur. Il doit également être chargé sur le bon compte, comme si un chèque était émis.