Qu'est-ce qu'un petit livre de caisse?
Lorsqu'une entreprise doit effectuer un petit achat, un petit livre ou un compte est souvent utilisé. Petty Cash est une petite somme d'argent, généralement moins de cent dollars, qui est détenue sous forme d'argent par un gardien. Lorsqu'un employé effectue un achat avec des fonds de Petty Cash, une entrée est effectuée dans un grand livre appelé un livre de caisse.
Étant donné que les cartes de crédit de l'entreprise sont généralement émises à un petit pourcentage d'employés, une petite trésorerie pourrait être nécessaire pour une variété de dépenses. Un exemple courant serait un gestionnaire de bureaux utilisant Petty Cash pour acheter des fournitures de bureau pour l'entreprise. Il y a moins de responsabilité pour qu'une entreprise autorise une petite somme d'argent à la fois plutôt que d'émettre une carte de crédit d'entreprise au responsable du bureau.
En outre, il y a du temps et des coûts associés à la rédaction d'un chèque de dépenses plutôt qu'à l'utilisation de Petty Cash. Tout comme avec les cartes de débit ou les cartes de crédit, il y a généralement un nombre limité de personnes avec des privilèges de rédaction et de signature de chèque. C'est du mucH Plus facile à prendre de l'argent d'un compte à petits espèces que de passer par le processus d'écriture de chèque.
Il est essentiel que toutes les sommes prises à un compte de trésorerie à petite caisse soient remplacées par des bons ou des reçus spécifiques et enregistrés de manière appropriée dans le livre de caisse. Cela sert un double objectif. Premièrement, il garantit que chaque dépense est débitée sur le compte approprié, par exemple, les fournitures de bureau, l'aménagement paysager, etc. Deuxièmement, il permet la simple réconciliation du compte, ce qui signifie que le montant de l'argent en caisse plus les recettes ou les bons doit être égal au total indiqué dans le petit livre de caisse.
Certains entrepôts de fourniture de bureaux vendent des enveloppes à petite caisse au lieu de petits livres de caisse. Ce sont de grandes enveloppes scelables qui contiennent à la fois l'argent et les reçus et ont un formulaire d'entrée de journal imprimé à l'extérieur. Chaque débit du compte Petty Cash est enregistré sur ce formulaire, et c'est un moyen facile de garderTrue de l'argent. Une nouvelle enveloppe peut être utilisée périodiquement, comme une fois par mois ou un trimestre, ou lorsque de nouveaux fonds sont ajoutés au compte une fois qu'il a été réduit à un certain niveau.
En ces temps modernes, les petits comptes de trésorerie peuvent également être enregistrés dans un programme de comptabilité informatique plutôt que dans un petit livre de caisse. Le gardien du compte doit être prudent, pour s'assurer que chaque réduction de la petite caisse est enregistrée dans l'ordinateur. Il doit également être facturé sur le bon compte, comme si un chèque était émis.