Qu'est-ce qu'un bon de commande d'achat?
En général, une commande de demande d'achat est un formulaire qui demande l'achat d'un article. Ces commandes sont souvent utilisées par les grandes entreprises et organisations pour gérer leurs achats et leurs coûts. Un service central de traitement, souvent appelé service achats, évalue généralement les commandes et détermine leur source d'approvisionnement. Une fois que cela est déterminé, l'ordre de demande d'achat est généralement converti en un bon de commande afin de fournir les articles demandés à un fournisseur.
Les commandes d'achat sont souvent des formulaires papier ou des documents en ligne. Dans les deux cas, les formulaires nécessitent les mêmes types d'informations, tels que le nom et le service du demandeur, tous les numéros de compte applicables, les numéros de pièce et les descriptions des articles demandés, ainsi que tout fournisseur suggéré d'acheter les produits. S'ils sont en ligne, les formulaires peuvent être soumis par voie électronique via un logiciel de réquisition spécial. Ils peuvent également nécessiter d'être imprimés et transmis comme des formulaires papier traditionnels.
Généralement, le processus d’achat commence au niveau individuel ou départemental. Par exemple, si un employé a besoin d'un nouvel ordinateur portable, il peut être amené à soumettre un ordre de demande d'achat pour celui-ci. Dans le cas de commandes individuelles telles que celle-ci, le formulaire doit souvent d'abord être approuvé par un responsable ou un chef de service avant d'être envoyé à un service des achats centralisé pour une évaluation ultérieure.
Lorsqu'une commande de demande d'achat arrive dans un service des achats, elle est souvent évaluée pour déterminer si l'article est vraiment nécessaire et s'il y a de l'argent alloué pour cela. Si ces conditions sont remplies, le service des achats déterminera alors généralement d'où provient l'article, à l'aide d'une liste de fournisseurs de confiance. Dans le cas d’achats coûteux, ils peuvent solliciter des offres de plusieurs fournisseurs pour trouver les conditions les plus compétitives. La préférence peut être accordée à tout fournisseur cité dans le formulaire de demande, bien que certains services des achats aient le pouvoir de prendre la décision finale en matière d'approvisionnement, en fonction de ce qui convient le mieux à l'entreprise. Une fois les derniers détails approuvés, un bon de commande est généralement émis pour finaliser la transaction avec le fournisseur choisi.
À elle seule, une commande de demande d’achat n’a souvent aucun pouvoir d’achat officiel. C'est généralement le bon de commande final qui constitue un contrat entre l'entreprise et le fournisseur. Certaines organisations peuvent toutefois utiliser les commandes de demande d'achat de manière interchangeable avec les commandes d'achat. Dans ces cas, l'ordre de demande d'achat peut être utilisé directement avec le fournisseur en tant que contrat d'achat d'un article particulier, sans qu'un second ordre d'achat soit nécessaire.