Qu'est-ce qu'un registre des stocks?
Un livre de stock est un enregistrement détaillé tenu par une entreprise pour suivre les mouvements de stock. Cela peut s’appliquer à un inventaire de produits ou à une liste d’actions et de leurs propriétaires. Le sens voulu est généralement clair d'après le contexte. Dans les deux cas, l'enregistrement peut être utilisé dans les déclarations fiscales et autres états financiers, en plus de créer une ressource utile de référence interne, dans laquelle les utilisateurs peuvent souhaiter disposer d'informations détaillées sur le stock actuel.
Dans le sens d'un inventaire, le grand livre stocke les produits acceptés et vendus. À l'arrivée des envois, le personnel peut entrer des informations importantes, notamment le nombre de produits, la valeur et la date d'arrivée. Le grand livre peut inclure une section indiquant le moment où les matériaux sont mis en vente. Au moment de la vente, le livre de stock peut être mis à jour pour refléter les nouvelles informations. Ces enregistrements aident les entreprises à suivre le mouvement des stocks afin qu’elles puissent prendre des décisions sur ce qu’il faut acheter et à quel moment.
Plus généralement, ce terme est utilisé pour discuter des enregistrements d'actionnaires. Les entreprises qui émettent des actions doivent tenir un grand livre contenant les informations de propriété actuelles. Cela profite aux actionnaires, qui veulent être sûrs d’être leurs propriétaires inscrits, en particulier dans le cas d’un dividende où la société verse des paiements à toutes les personnes inscrites au grand livre. En outre, les entreprises peuvent vouloir savoir qui est propriétaire des actions pour détecter les tendances, comme quelqu'un qui cherche à acquérir une part de contrôle.
Les sociétés cotées en bourse sont soumises à un certain nombre de réglementations visant à protéger leurs actionnaires et le grand public. Celles-ci incluent des stipulations concernant les registres de stock. L'entreprise peut avoir besoin de suivre un format spécifique et d'inclure des informations particulières. Les régulateurs peuvent demander à inspecter des documents tels que le registre des stocks pour confirmer leur exactitude et rechercher des problèmes tels que des conflits ou des informations obsolètes. Les actionnaires doivent également savoir comment mettre à jour leur enregistrement afin de pouvoir demander à la société de modifier les détails lorsqu'ils achètent ou vendent des actions.
Les entreprises désignent généralement un membre du personnel ou un service pour gérer la communication et l'administration avec les actionnaires. Cela comprend la mise à jour du registre des stocks, le suivi des réclamations relatives aux certificats perdus et volés et la fourniture aux actionnaires de publications sur demande. Les personnes qui détiennent des actions d’une entreprise ont le droit d’examiner certains documents financiers, de recevoir des rapports annuels et de demander des informations sur les responsables actuels et sur l’endroit où se trouve l’entreprise. Désigner un ministère pour fournir ces services peut contribuer à la conformité réglementaire.