Qu'est-ce qu'un registre des impôts?
Un livre des taxes fournit un espace pour enregistrer les informations relatives aux taxes, afin de faciliter la tenue des dossiers tout au long de l'année. Il peut inclure des champs pour le revenu, les déductions, les paiements aux agences fiscales et d'autres données pouvant être importantes pour la comptabilité fiscale. L'utilisation d'un grand livre peut réduire le temps de préparation des déclarations et créer un enregistrement standardisé à utiliser en cas d'audit. Le logiciel de grand livre peut être capable de générer des rapports et d’interfacer avec d’autres programmes de comptabilité afin de simplifier l’enregistrement financier.
Comme les autres grands livres, le grand-livre contient une série de colonnes contenant des informations sur les transactions et des lignes permettant d'enregistrer chaque transaction individuellement. Les enregistrements peuvent indiquer la date, le montant et la nature, ainsi que d’autres informations pertinentes, telles qu’une classification à noter dans laquelle une déduction serait appliquée à une déclaration de revenus. Les informations d'un registre des impôts peuvent être extraites directement des reçus et des factures, ou d'un logiciel dans lequel des informations comptables sont stockées.
Un logiciel peut être extrêmement utile pour les enregistrements financiers. Certains programmes communiqueront avec un compte bancaire pour extraire automatiquement les données de transaction et pourront également les classer sur la base de catégories attribuées à des transactions plus anciennes. Les informations relatives aux taxes peuvent être extraites dans un registre des taxes séparé et ajoutées dans des rapports périodiques. Ceux-ci peuvent répertorier les déductions, les paiements et autres informations pertinentes pour la commodité du contribuable ou du comptable.
Des registres sur support papier sont également disponibles. Il est conseillé de réserver un temps pour les mettre à jour afin de s’assurer que les informations restent aussi actuelles que possible et d’utiliser un système cohérent pour la saisie des informations. Cela permet aux utilisateurs de parcourir rapidement leurs registres pour recueillir le matériel nécessaire lors de la préparation de leurs impôts. Les contribuables peuvent conserver des copies avec d’autres documents à consulter en cas de questions ou de problèmes avec les déclarations de revenus.
Outre le suivi des paiements, des déductions et d'autres informations relatives aux taxes personnelles ou professionnelles, un registre des taxes peut également être utilisé pour suivre la taxe sur les ventes. Les entreprises sont obligées de collecter la taxe de vente dans de nombreuses régions et peuvent conserver un grand livre distinct pour le suivre, car cela peut devenir très compliqué. Le personnel peut enregistrer les transactions soumises à la taxe de vente et le montant collecté afin de les soumettre, ainsi que la documentation requise, lorsque les paiements de taxe de vente sont dus. Cela peut réduire le risque de manquer un paiement ou de ne pas envoyer le montant correct au gouvernement.