Qu'est-ce que les données comptables?
Les données comptables sont un ensemble de documents financiers qui supporte un état comptable. Les personnes utilisent ces données pour préparer des états financiers et des déclarations, et les auditeurs peuvent les examiner pour confirmer l'exactitude des états financiers. Les personnes en conflit au sujet de leurs comptes auprès d’une banque ou d’une entreprise peuvent également demander à consulter des données comptables pour déterminer comment l’entreprise est parvenue à une conclusion ou à un équilibre donnés. Ces informations peuvent faire l’objet d’une citation à comparaître dans les cas où des personnes soupçonnent que des actes répréhensibles sont responsables de problèmes de comptabilité.
Certaines entreprises conservent des données comptables électroniques. Le personnel du service de comptabilité entre les activités financières dans un système électronique et le système peut également rencontrer une activité automatique. Par exemple, lorsque quelqu'un glisse une carte de débit à l'épicerie, le signal sera transmis au système de comptabilité de la banque et un ajustement automatique sera effectué pour refléter l'achat. Des copies papier pour sauvegarder la documentation électronique peuvent être disponibles.
Les autres données comptables sont disponibles au format papier. Cela peut inclure des éléments tels que des chéquiers personnels, des reçus, etc. Les entreprises qui possèdent des enregistrements papier les stockent dans un endroit sécurisé pour éviter les pertes et peuvent en faire des copies à des fins de référence et pour plus de commodité afin de s’assurer qu’elles auront accès aux informations le cas échéant. Parfois, des mesures peuvent être prises pour numériser ces données afin de les rendre plus pratiques et plus accessibles, et certains anciens enregistrements peuvent être stockés sur microfilm ou dans d’autres formats d’archivage, car la documentation originale n’est plus disponible.
La loi exige que les personnes conservent leurs données comptables pendant une période donnée, par exemple sept ans. Après cette période, les utilisateurs peuvent choisir de détruire ou de détruire les anciens enregistrements financiers, même si de nombreuses entreprises choisissent de les conserver, car cela pourrait s'avérer utile à l'avenir pour les enquêtes, les rapports de comparaison et d'autres activités. Les auditeurs des impôts et les régulateurs, par exemple, peuvent demander des données comptables complètes s'ils s'inquiètent des états financiers et souhaitent vérifier ces informations.
Lors de l’examen des données comptables, les utilisateurs accordent une attention particulière aux disparités apparentes ou aux écritures confuses. Cela peut inclure des preuves d'informations manquantes, une documentation sur papier qui ne correspond pas aux déclarations faites et d'autres signes d'actes répréhensibles ou d'erreurs. Lorsqu'une personne doit examiner de gros volumes de données comptables, une équipe de personnes peut être impliquée pour examiner le matériel et vérifier le travail des autres pour s'assurer que rien n'échappe à leurs activités d'audit.