Qu'est-ce que le vieillissement des comptes clients?
L'un des éléments clés de tout programme viable de gestion des comptes clients est de fournir des rapports périodiques indiquant le processus de vieillissement des factures en souffrance émises aux clients pour des biens et services rendus. Le processus de vieillissement des comptes clients est le moyen par lequel ces rapports sont compilés et fournis aux responsables de l’organisation. Voici quelques raisons pour lesquelles le vieillissement des comptes clients est si important et pourquoi la connaissance du solde des comptes clients à tout moment est si importante pour la santé financière de toute entreprise.
Le vieillissement des comptes clients est un élément précieux pour pouvoir structurer un budget de fonctionnement de la société. Comprendre les habitudes de paiement existantes des clients et les faire correspondre à la nécessité de générer des revenus stables pour que la société puisse faire face à ses obligations en suspens permet de garantir que l’organisation disposera des fonds nécessaires à une date donnée pour prendre en charge les coûts d’exploitation. Sans une veille constante sur les flux de revenus dans l'entreprise, il est impossible de construire et de travailler avec un budget solide.
Par exemple, si votre entreprise facture ses clients selon un délai de trente jours, mais que les plus gros clients paient systématiquement plus près de quarante-cinq jours, il est judicieux de sécuriser les conditions de paiement de vos fournisseurs qui reflètent cette réalité. Si la différence entre le délai de paiement souhaité et la fourchette de paiement moyenne utilisée par la plupart de vos clients n’est pas connue, la société sera à court de capital d’exploitation, car elle a des obligations qu’elle ne peut pas respecter dans des délais acceptables. Cela aura une incidence négative sur votre relation avec vos fournisseurs, ce qui pourrait avoir une incidence sur votre capacité à exploiter et à servir votre clientèle.
Deuxièmement, le vieillissement des comptes clients est un excellent outil pour renforcer les liens avec les clients. Si un rapport périodique indique qu'un client régulier a une facture impayée sur quatre-vingt-dix jours, mais qu'il a même payé des factures envoyées il y a trente jours, vous avez alors la possibilité de contacter le client et de lui demander où en est l'état de la facture. Très souvent, la facture peut simplement avoir été égarée et le paiement peut être coupé immédiatement une fois le problème signalé. Des enquêtes de courtoisie de cette nature ne seraient pas possibles si le classement chronologique des comptes clients n’est pas exact.
En allant un peu plus loin, le classement chronologique des comptes clients peut aider à indiquer le moment opportun pour rompre une relation avec un client. Si le rapport périodique vieillissant indique systématiquement que le client a du mal à régler ses factures en temps voulu, il est peut-être temps de se pencher sur la santé financière de cette société. De nombreuses entreprises utiliseront le classement chronologique des comptes clients pour déterminer si une enquête est nécessaire. Par exemple, un client dont les factures sont régulièrement comprises entre 90 et 120 jours avant le paiement peut très bien être sur le point de se fermer.
Plutôt que de continuer à offrir des services qui devront éventuellement être radiés en tant que créances irrécouvrables, utilisez le vieillissement des comptes clients pour éviter ce genre de problème. Informez le client que votre entreprise ne sera pas en mesure de fournir d'autres services si les soldes des créances impayées ne sont pas actualisés et si des arrangements de paiement anticipés sont conclus pour une utilisation future.