Qu'est-ce qu'un plan comptable?
Un plan comptable est un mécanisme de remboursement des employés qui engagent des dépenses professionnelles. Si le régime est administré correctement, il est traité de manière spéciale pour les impôts. Pour les employeurs comme pour les employés, la mise en place de remboursements dans le cadre d’un plan comptable présente des avantages distincts. Toutefois, il est important de savoir que les dépenses déclarées dans le cadre du plan sont soumises à un examen minutieux, car les autorités fiscales se méfient des dépenses d'entreprise utilisées pour les déductions fiscales.
Dans un régime comptable, lorsque les employés dépensent de l'argent en fournitures et activités liées au travail et que l'employeur les indemnise, l'argent n'est pas considéré comme faisant partie du revenu de l'employé et ce dernier ne paie pas d'impôt sur celui-ci. L'employeur considère les dépenses comme une déduction fiscale. Pour les deux parties, cet arrangement peut être très bénéfique. Sans régime responsable, l'employeur devrait traiter les remboursements comme un salaire aux fins de l'impôt, et l'employé devrait les payer.
Trois caractéristiques doivent être présentes pour que quelque chose soit un plan comptable. La première est que les employés doivent être remboursés pour les dépenses admissibles. Payer une chambre d'hôtel pendant une conférence serait un exemple de dépense d'entreprise légitime. L'achat de billets pour une pièce de théâtre pendant la conférence ne serait toutefois pas pris en compte dans le plan comptable sauf si la participation à la pièce de théâtre était requise pour des raisons liées au travail.
Il doit également exister une méthode d’enregistrement et de déclaration des dépenses dans le cadre du plan comptable. Cela comprend la présentation de reçus et de relevés de dépenses soigneusement documentés, la journalisation du kilométrage, la production d’états de carte de crédit pour démontrer quelle carte de crédit a été utilisée pour payer une dépense, etc. Enfin, si les employeurs reçoivent des remboursements excédentaires, comme par exemple si un employé reçoit de l’argent à l’avance pour un voyage, l’argent excédentaire doit être restitué dans les meilleurs délais. La documentation conservée par l'employé doit démontrer qu'il reste des fonds.
Essentiellement, le plan de dépenses personnelles suit les mêmes règles que les gens lorsqu'ils prennent des déductions pour des dépenses qu'ils engagent personnellement. Les dépenses doivent être légitimes et documentées, avec une piste claire d'informations indiquant où, quand, comment et pourquoi l'argent a été dépensé. Les autorités fiscales peuvent choisir de vérifier ces informations et de décider que certaines des dépenses déclarées ne sont pas légitimes et qu'elles n'auraient pas dû être classées dans le plan comptable. Les personnes peuvent éviter les problèmes de paperasserie et réduire les risques d'audit en consultant un comptable pour en savoir plus sur les dépenses admissibles.