Qu'est-ce qu'une note comptable?
Une note comptable est un élément d'information ajouté à un état financier pour le clarifier ou le développer au bénéfice du lecteur. Les notes comptables peuvent être formatées et présentées de différentes façons. La plupart des logiciels de comptabilité disposent d'un système permettant de saisir des notes comptables et les utilisateurs peuvent également saisir des notes dans des grands livres et autres enregistrements tenus à la main. Si des notes comptables sont présentes, il est important de les examiner lors de l'examen des enregistrements comptables car elles peuvent fournir des informations importantes.
Le format de base pour la tenue des registres comptables est assez rigide. Cela peut créer des situations où il y a des informations nécessaires mais pas un endroit commode pour les mettre. Dans ces cas, une note comptable est utilisée pour fournir les informations de manière à être comprises par les lecteurs. Ces notes sont présentées avec le reste du compte afin qu'elles puissent être prises en compte par les personnes qui consultent le compte.
Les notes comptables peuvent fournir des informations contextualisées facilitant la compréhension des écritures comptables. Cela peut expliquer ou développer une information afin que le lecteur comprenne pourquoi elle est incluse et comment le comptable en est arrivé à un nombre donné. Il peut également fournir des informations sur les modifications de termes susceptibles d’affecter une écriture comptable. Lors de la création des écritures comptables, les personnes décident si des informations supplémentaires sont pertinentes ou importantes et peuvent choisir d'ajouter une note comptable pour communiquer ces informations en fonction des besoins.
Une note de comptabilité peut également être utilisée dans un système de comptabilité utilisé par une grande entreprise où de nombreuses personnes différentes ont accès aux enregistrements et doivent pouvoir communiquer des informations. Les notes peuvent être utilisées pour suivre les interactions avec des clients ou des entreprises spécifiques et pour fournir des informations générales pouvant être utiles aux personnes d'autres départements. Par exemple, un dossier de client peut inclure une note comptable indiquant que le client travaille sur un plan de paiement pour être en cours ou qu'une partie de son compte a été pardonnée et n'est plus considérée comme étant en suspens.
Parfois, une écriture comptable est marquée avec un petit nombre en exposant qui correspond à une note de bas de page trouvée au bas ou à la fin du rapport. Dans d'autres cas, les notes comptables peuvent être entrées sur la même ligne que l'entrée pour les rendre plus visibles. Les notes comptables peuvent également fournir un contexte historique utile; les historiens tirent beaucoup plus des livres de comptabilité annotés que des documents comptables laconiques.