Qu'est-ce qu'un enregistrement comptable?
Un enregistrement comptable est tout type de document électronique ou sur papier qui fournit des informations sur la situation financière d'une personne ou d'une entité. Les enregistrements de ce type sont utilisés pour créer des enregistrements comptables plus détaillés tels que des grands livres, des journaux et d'autres types de livres comptables. La fonction principale de ces documents est de créer un historique précis de toutes les transactions financières liées à une période donnée, y compris les revenus perçus ainsi que les décaissements effectués pour les dépenses correspondantes. Parallèlement aux opérations monétaires, ces livres de comptes permettent également de déterminer l’équilibre entre actifs et passifs.
Un certain nombre de documents sont inclus dans le processus de préparation et de tenue des livres de comptes. Les factures émises par une entreprise sont l’un des documents fondamentaux consignés et suivis dans les grands livres et les journaux. Les factures permettent de garder une trace des revenus potentiels que l’entreprise peut raisonnablement anticiper. En entrant les factures et les montants de facture dans les livres de comptabilité, il est beaucoup plus facile d’appliquer des chèques ou d’autres formes de paiement qui sont remis par les clients au moment de leur arrivée et qui sont prêts à être déposés sur un compte bancaire.
Les factures relatives aux achats effectués par une entreprise sont également essentielles pour la tenue de registres comptables précis. Comme pour les factures émises par une entreprise, celles qui sont reçues doivent être consignées dans les enregistrements de comptes fournisseurs, ce qui facilite l'établissement d'un calendrier pour le paiement de ces factures. Le chèque ou le mode de paiement utilisé pour régler le solde de ces factures est également considéré comme un enregistrement comptable et est généralement indiqué dans les comptes fournisseurs en conjonction avec la facture appropriée.
Toutes les transactions monétaires impliquées dans le fonctionnement de l'entreprise sont considérées comme des enregistrements comptables d'un type ou d'un autre. Les copies manuelles et électroniques sont conservées dans les fichiers, ce qui facilite grandement la vérification des écritures de journal et garantit que tous les enregistrements sont en ordre. Lorsque les principes comptables généralement reconnus sont suivis, il est beaucoup plus facile de récupérer les enregistrements appropriés des actifs, des enregistrements des passifs et de tout sous-groupe de ces enregistrements qui se rapportent à des transactions de dettes ou de créances.
Tenir des registres comptables exacts sous une forme ou une autre est souvent nécessaire à des fins fiscales. Cela est vrai tant pour les particuliers que pour les entreprises. Le défaut de conserver des copies des pièces justificatives essentielles peut souvent poser problème si un contrôle fiscal est appelé, et peut entraîner le refus de certaines déductions pour manque de documentation. Pour cette raison, de nombreuses personnes et entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour garder toutes les entrées en ordre, tout en conservant des copies des chèques, factures et autres pièces justificatives qui sauvegardent les entrées faites dans les livres de comptabilité eux-mêmes.