Qu'est-ce qu'un système d'inventaire des actifs?
Un système d'inventaire des actifs est un outil utilisé pour aider une entreprise à garder une trace de ses actifs en aidant une entreprise à enregistrer ses actifs et en gardant une trace de leur emplacement. Généralement, les actifs suivis par ce type de système comprennent des actifs physiques ainsi que des propriétés intellectuelles et technologiques, mais ce type de système peut également être utilisé pour suivre des immobilisations, plus communément appelées argent. Un système d'inventaire des actifs est le plus souvent utilisé dans le domaine de la gestion des stocks ou du suivi des actifs. Il est le plus souvent utilisé dans les magasins proposant des produits physiques.
Bien que certaines sociétés utilisent parfois des techniques de système d’inventaire des actifs, les systèmes d’inventaire des actifs sont généralement des programmes logiciels. Les types d'équipements suivis par les systèmes d'inventaire d'actifs peuvent inclure des machines, des véhicules et des biens immobiliers, mais peuvent également inclure des brevets, des logiciels et toute information utile pour une entreprise. Le suivi de ces actifs à l'aide de ce type de système peut garantir qu'une entreprise dispose de suffisamment de ressources sans encourir le coût supplémentaire lié à la conservation de ressources supplémentaires pour éviter de s'épuiser. Au contraire, ce type de système, utilisé correctement, indiquera au propriétaire de l'entreprise le suivi exact des actifs et le nombre exact de types d'actifs disponibles.
Un système d'inventaire des actifs fait partie d'un système plus vaste conçu pour suivre et protéger les actifs au sein d'une entreprise et est fréquemment utilisé dans le cadre de la prévention des pertes. Sans système d'inventaire des actifs, une entreprise ne sera pas informée des actifs dont elle dispose pour son utilisation. Le manque d'informations sur les actifs d'une entreprise peut permettre à des employés peu scrupuleux de s'approprier ou d'utiliser sans autorisation des actifs appartenant à une entreprise. Ce type de système peut également aider une entreprise à déterminer lequel de ses employés a utilisé ses actifs et à quel moment, de sorte que les dommages ou les utilisations abusives puissent être retracés de manière fiable jusqu'au coupable.
Les types de systèmes d’inventaire d’actifs peuvent inclure des systèmes d’inventaire d’actifs fixes, des systèmes d’inventaire de services d’information et des systèmes de gestion d’inventaire. En plus de garder une trace des actifs d’une entreprise, les systèmes d’inventaire des actifs peuvent fournir à une entreprise des informations sur le mode et le moment d’utilisation des actifs au sein d’une entreprise. Cela peut être utile si une entreprise gère les ventes d'un produit car elle peut lui donner des informations sur ce qui se vend et sur le moment probable de sa vente.
Un logiciel de système d'inventaire des actifs peut grandement contribuer à alléger le processus difficile consistant à dresser l'inventaire des biens d'une entreprise. La plupart des logiciels de ce type permettent à un propriétaire d'entreprise de s'enregistrer et de suivre la disponibilité des actifs. Parfois, un système d’inventaire d’actifs comprend un moyen d’enregistrer plus facilement des actifs dans un système, comme la numérisation de code à barres et la saisie numérique. Le logiciel du système d'inventaire des actifs de vente au détail peut également s'intégrer au système de vente d'un magasin pour fournir des informations à jour sur les actifs de produit disponibles au sein d'une entreprise.