Qu'est-ce qu'un reçu électronique?
Un reçu électronique est une preuve d'achat ou de livraison qui est envoyée par voie électronique. Le destinataire peut utiliser ce document comme un reçu papier lors d’échanges, de retours ou de litiges avec l’expéditeur. Les reçus électroniques sont également utilisables pour des activités telles que la revendication de déductions de taxes. Il est généralement possible de les imprimer si une copie papier est nécessaire.
Le reçu électronique comprend un code d'identification unique pour référencer la commande, ainsi qu'une description détaillée. Il notera les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, le mode de paiement et tout autre détail pertinent. Ce document peut également porter une signature électronique et peut inclure des informations sur la manière de procéder aux retours et aux échanges.
De nombreux reçus électroniques sont envoyés par courrier électronique, mais ils peuvent également être envoyés à un téléphone portable via un système de messagerie texte. Il peut également être possible de télécharger des copies si un reçu est perdu ou n'arrive jamais. Le destinataire peut se connecter au site du marchand et consulter les enregistrements de ses transactions pour trouver le reçu électronique dont il a besoin. Pour certaines transactions sur le Web, le reçu peut être chargé dans le navigateur une fois la transaction terminée et l'utilisateur devra l'imprimer ou noter le code de confirmation pour pouvoir le consulter ultérieurement.
Certains logiciels de comptabilité s'interfaceront avec les récépissés électroniques et intégreront les données de récépissé dans les registres comptables du client. Le logiciel peut entrer les informations dans le grand livre de l'utilisateur, classer le type d'achat et ajuster le nouveau solde en cours automatiquement. Les acheteurs peuvent également corriger les informations si elles sont erronées. Le logiciel peut, par exemple, classer un achat de manière incorrecte ou télécharger un reçu électronique ultérieurement modifié et enregistrer un montant incorrect.
Les reçus en ligne peuvent documenter les achats et fournir des informations sur comment et quand un achat a été effectué. Ils confirment également la commande et peuvent fournir un mécanisme pour la corriger si elle est fausse, bien que cela doive généralement se dérouler dans une fenêtre très étroite. Les reçus peuvent également être générés automatiquement au moment de la livraison. Les expéditeurs peuvent envoyer des courriels aux expéditeurs et aux destinataires afin qu'ils sachent quand un colis arrive et que le reçu électronique peut être nécessaire lors d'un différend sur la livraison.
L'utilisation de reçus électroniques peut être plus respectueuse de l'environnement et peut également faciliter la comptabilité. L'utilisateur peut conserver des copies dans un programme de comptabilité, lier des écritures de journal à des reçus spécifiques et fournir des reçus sur demande dans un format électronique pratique. Si le consommateur achète des documents sur les reçus qu'il souhaite déclarer sur ses taxes, il est important de s'assurer qu'elles seront accessibles à l'avenir. Il peut être judicieux de sauvegarder des copies dans un dossier situé sur un disque dur.