Qu'est-ce qu'un achat d'urgence?

Un achat d'urgence est fait pour réduire le risque de perte de vie ou de biens associés à un événement inattendu.Dans les situations d'urgence, les règles d'achat normales peuvent être suspendus pour permettre aux gens d'accéder aux biens ou aux services dont ils ont besoin pour atténuer immédiatement l'urgence.En règle générale, ils doivent soumettre des documents pour soutenir l'achat, avec des informations spécifiques sur la situation, le besoin et le vendeur qui ont finalement fourni les documents nécessaires.L'examen peut plus tard déterminer que la situation n'était pas admissible à une manipulation spéciale.

Dans les circonstances conventionnelles, les achats sont structurés en budget.Pour les achats majeurs, les achats de comparaison ou la sollicitation des offres doivent se produire.Un collège, par exemple, demande des offres de plusieurs sociétés de plomberie pour déterminer lesquelles peuvent répondre au mieux à ses besoins et accorde un contrat au meilleur.Si une urgence de plomberie, comme un arrêt soudain qui menace d'inonder un bâtiment ou de libérer des déchets sur le campus, se produit, le collège peut contourner ce processus avec un achat d'urgence pour résoudre le problème.

L'achat doit contribuer directement à une résolution rapided'une urgence.L'embauche d'un plombier pour réparer un arrêt est autorisé, par exemple, tandis que le paiement d'une entreprise de nettoyage de tapis peut ne pas être considéré comme une urgence.Les demandes d'achat d'urgence peuvent être refusées si le problème était évitable ou prévisible.Un service des technologies de l'information, par exemple, devrait avoir l'intention de remplacer des équipements obsolètes, ainsi que des sauvegardes pour les défaillances d'urgence.Si ce n'est pas le cas et le réseau est menacé, l'urgence a été créée par négligence, et elle peut ne pas être admissible à un achat d'urgence.

Des protocoles minutieux sont généralement mis en place pour définir et surveiller les achats d'urgence.L'objectif est de prévenir les situations où les gens utilisent cette méthode de dernier recours pour répondre aux besoins de base.Un achat d'urgence peut être plus cher, surtout s'il est lié à une catastrophe plus grande que les besoins immédiats de l'organisation.Dans un ouragan, par exemple, les générateurs peuvent devenir extrêmement chers, et les entreprises qui ont besoin de les acheter pour continuer les services dépenseront plus que ce qu'ils auraient en achetant un générateur à l'avance pour se préparer aux urgences. Les formulaires d'autorisation spéciaux peuvent être utiliséspour un achat d'urgence.Le formulaire explique la nature de la situation, définit l'urgence et protège pour montrer comment les dépenses étaient nécessaires.Un superviseur ou un chef de département peut avoir besoin de signer sur le formulaire, indiquant qu'il a été révisé et approuvé.Les comptables qui ont des préoccupations peuvent demander un audit et peuvent recommander des activités comme une meilleure planification d'urgence à l'avenir pour empêcher de telles situations de se reproduire.