Qu'est-ce qu'un achat d'urgence?
Un achat d'urgence est un achat qui doit être effectué pour réduire le risque de perte de vie ou de propriété associé à un événement inattendu. Dans les situations d'urgence, les règles d'achat normales peuvent être suspendues pour permettre aux personnes d'accéder aux biens ou aux services dont elles ont besoin pour atténuer immédiatement la situation d'urgence. En règle générale, ils doivent soumettre une documentation à l'appui de l'achat, avec des informations spécifiques sur la situation, les besoins et le fournisseur qui a finalement fourni le matériel nécessaire. L'examen peut ultérieurement déterminer que la situation ne donne pas droit à un traitement spécial.
Dans des conditions classiques, les achats sont structurés dans un budget. Pour les achats importants, il est nécessaire de faire des achats de comparaison ou de solliciter des offres. Un collège, par exemple, demande à plusieurs entreprises de plomberie de soumissionner afin de déterminer celle qui répond le mieux à ses besoins, et attribue un contrat à la meilleure. Si une urgence en matière de plomberie, telle qu’un arrêt soudain qui menace d’inonder un bâtiment ou de jeter des déchets sur le campus, se produit, le collège peut éviter ce processus en effectuant un achat d’urgence pour résoudre le problème.
L'achat doit contribuer directement à la résolution rapide d'une urgence. L'embauche d'un plombier pour réparer un arrêt est autorisée, par exemple, tandis que payer une entreprise de nettoyage de tapis peut ne pas être considéré comme une urgence. Les demandes d'achat d'urgence peuvent être refusées si le problème était évitable ou prévisible. Un service informatique, par exemple, devrait prévoir de remplacer du matériel obsolète, ainsi que des sauvegardes en cas de panne d’urgence. Si ce n'est pas le cas et que le réseau est menacé, la situation d'urgence a été créée par négligence et il se peut qu'il ne soit pas admissible à un achat d'urgence.
Des protocoles rigoureux sont généralement mis en place pour définir et contrôler les achats urgents. L'objectif est d'éviter les situations dans lesquelles les gens utilisent cette méthode de dernier recours pour satisfaire leurs besoins fondamentaux. Un achat d'urgence peut être plus coûteux, surtout s'il est lié à un sinistre d'une ampleur supérieure aux besoins immédiats de l'organisation. Dans un ouragan, par exemple, les groupes électrogènes peuvent coûter extrêmement cher, et les entreprises qui doivent les acheter pour maintenir leurs services dépenseront plus qu’elles ne le feraient en achetant un groupe électrogène à l’avance pour se préparer aux urgences.
Des formulaires d'autorisation spéciale peuvent être utilisés pour un achat d'urgence. Le formulaire explique la nature de la situation, définit l'urgence et fournit une justification pour montrer en quoi la dépense était nécessaire. Un superviseur ou un chef de département peut avoir besoin de signer le formulaire, indiquant qu'il a été examiné et approuvé. Les comptables ayant des inquiétudes peuvent demander un audit et peuvent recommander des activités telles que l'amélioration de la planification d'urgence à l'avenir pour éviter que de telles situations ne se reproduisent.