Qu'est-ce qu'une indemnité de dépenses?
Une allocation de dépenses est l'argent qu'une entreprise verse à un employé ou à un travailleur sous contrat pour des dépenses personnelles engagées dans le cadre de l'exécution d'un travail. Généralement, ces dépenses incluent les repas, le transport, les frais, les péages et éventuellement les frais de divertissement. Ceux qui travaillent pour une entreprise avec une allocation de dépenses devraient examiner attentivement la police avant d’engager des dépenses pour s’assurer qu’elles sont couvertes. Les entreprises n’ont aucune obligation de payer des dépenses qui ne sont pas couvertes par la police.
L'une des dépenses les plus courantes est le paiement du kilométrage utilisé lors de la prise d'un véhicule personnel pour les affaires de l'entreprise. Il s'agit d'une dépense courante dans de nombreuses professions, notamment les agents de vente, les journalistes, les avocats salariés et bien d'autres. Le kilométrage est calculé sur la base d'un taux fixe, tel que le kilomètre ou le kilomètre. Ce taux peut être modifié en fonction du prix moyen du carburant au moment du paiement. L'argent est généralement versé sur une base hebdomadaire ou mensuelle.
L’allocation pour frais de kilométrage ne couvre pas seulement les frais de carburant. Il est également censé donner à l’employé ou au travailleur sous contrat de l’argent pour l’usure de la voiture, en supposant qu’une voiture personnelle soit utilisée. Par conséquent, certains travailleurs peuvent mettre de côté une partie de ce remboursement pour des tâches telles que l’entretien régulier du véhicule ou les réparations qui seront nécessaires à l’avenir. Normalement, la société ne précise pas comment l’argent doit être utilisé une fois la dépense engagée. Les employés doivent donc choisir eux-mêmes comment l’utiliser de manière responsable.
Les repas sont un autre élément d'allocation de dépenses commun. Généralement, si le cours du travail exige qu'une personne se déplace en dehors de sa région d'origine, l'entreprise paiera les repas. Ces repas ne sont généralement payables qu’à concurrence d’un certain montant. Si un employé dépasse ce montant en choisissant un repas plus cher, il est responsable de la différence. Si l'employé emmène un client à un repas, celui-ci sera également remboursé. Certaines entreprises refusent de payer pour les boissons alcoolisées, cela devrait donc être vérifié à l'avance.
L’autre chose que l’allocation de dépenses sert souvent à payer est le divertissement, en particulier pour un client. Cela pourrait inclure d’emmener le client à un événement sportif ou à une sortie de golf, pour ne nommer que quelques-uns. Les dépenses de divertissement pouvant être très élevées, l’employé doit s’assurer que ces dépenses sont couvertes. Certains de ces types de dépenses peuvent nécessiter une autorisation préalable. L'employé ou le particulier sous contrat doit d'abord appeler un superviseur ou un responsable et obtenir l'approbation de la dépense.
En règle générale, un remboursement de dépenses n'est pas assujetti à l'impôt sur le revenu. En effet, l'argent reçu n'est pas un revenu, mais plutôt un remplacement de l'argent qui a été dépensé pour le compte d'une entreprise. Les personnes qui ont des questions doivent consulter un fiscaliste local pour s’assurer qu’elles se conforment à toutes les lois fiscales.