Qu'est-ce qu'un fonds d'avance?
Aussi connu sous le nom de fonds de petite caisse, un fonds d'avance est un type de réserve de trésorerie qui est mise de côté pour gérer les dépenses mineures pouvant être encourues lors de l'exploitation quotidienne d'une entreprise. En règle générale, le produit de ce fonds est détenu en monnaie et en pièces et est confié à un administrateur de fonds ou à un caissier pour décaissement conformément aux politiques et procédures de l'entreprise. Les entreprises de toutes tailles et de tous types auront probablement une petite caisse ou un fonds d’avance, ce qui permettra d’acheter rapidement des fournitures de bureau ou d’autres articles sans avoir à passer par une procédure formelle de commande et d’achat.
La structure d'un fonds d'avance est généralement très simple. Une petite entreprise peut gérer ce type de ressource en conservant une réserve de devises et de pièces dans un tiroir verrouillé ou un petit coffre-fort sur le site de l'entreprise. La plupart des sociétés auront défini des limites minimales et maximales pour le montant total des fonds pouvant être conservés dans le fonds à tout moment. L'établissement de ces limites implique généralement de prendre en compte le type d'achats pouvant être effectués à l'aide des ressources du fonds, ainsi que de tenir compte des prix moyens de ces types d'achats.
Comme pour tout type de compte financier, le fonds d’avance sera surveillé et rapproché périodiquement. Le rapprochement nécessite généralement l’enregistrement des recettes de tout achat effectué avec le produit du fonds depuis le dernier rapprochement, l’ajout de tous les dépôts effectués au fonds, puis la comparaison du solde comptable du fonds d’avances avec le décompte physique des espèces conservées dans les comptes d’avances. tiroir-caisse ou coffre-fort. Selon la taille de l'entreprise, ce type de rapprochement peut être hebdomadaire ou bihebdomadaire, mais doit être effectué au moins une fois par mois.
Le maintien d’un fonds d’avance présente plusieurs avantages. Le compte fournit de l'argent qui peut être utilisé pour acheter des produits de première nécessité sans qu'il soit nécessaire de préparer une demande d'achat, d'obtenir un numéro de commande d'achat et d'attendre qu'un chèque d'entreprise soit coupé pour couvrir l'achat. Par exemple, si une petite entreprise a besoin d’une cartouche d’imprimante immédiatement, cet objet peut être acheté à partir de la petite caisse trouvée dans le fonds, la transaction sera enregistrée, puis une demande de remboursement par le biais des canaux d’achat habituels pourra être soumise, en veillant à ce que le Le fonds reçoit plus d’argent qui peut être utilisé ultérieurement pour un autre achat.