Qu'est-ce qu'une circulaire d'information?
Les circulaires d'information sont l'un des nombreux documents publiés par une entreprise et transmis à ses actionnaires. Les circulaires ont pour objet d'informer les investisseurs des questions à venir qui feront l'objet de discussions lors de la prochaine assemblée ordinaire des actionnaires. Selon la nature des activités, une circulaire peut être accompagnée d’une procuration, ce qui permet aux investisseurs qui ne peuvent assister à l’assemblée de participer encore au processus de décision.
La création et la distribution d’une circulaire d’information ont plusieurs raisons. Une raison très commune a à voir avec les prochaines élections au conseil d'administration. La circulaire sert non seulement à rappeler aux actionnaires l'élection imminente, mais elle est souvent accompagnée d'informations importantes sur les antécédents, les qualifications et les références de tous les candidats aux postes vacants au conseil d'administration. Cela permet à chaque actionnaire de prendre une décision éclairée le moment venu d’exprimer son vote.
Une circulaire d’information peut également servir à traiter de questions autres que les élections. Par exemple, une circulaire peut être distribuée si un projet de fusion a été soumis aux membres du conseil. Selon les statuts et autres documents constitutifs de la société, il est souvent nécessaire qu’au moins la majorité des actionnaires se prononcent en faveur de la fusion avant qu’elle puisse avoir lieu. La circulaire contient souvent des informations sur les conditions proposées pour la fusion, sur ce que la fusion signifierait pour les investisseurs actuels et sur d’autres données essentielles qui devraient être prises en compte avant le vote.
La même fonction générale peut être utilisée lorsque l'entreprise est confrontée à la possibilité d'un rachat ou à la menace d'une prise de contrôle hostile. Une fois encore, la circulaire d'information alerte les investisseurs sur la situation, fournit des données pertinentes sur les mesures pouvant être prises et incite les actionnaires à participer au processus de détermination du comportement de l'entreprise. Cela peut inclure l'acceptation de l'offre de rachat, la cession d'un nombre contrôle d'actions au commanditaire, ou le choix d'une solution qui arrête la tentative hostile.
Même lorsque les affaires se déroulent normalement, les actionnaires recevront probablement une circulaire d’information de base avant l’assemblée générale annuelle des actionnaires. La réunion peut principalement consister à récapituler les événements depuis la dernière réunion et à effectuer des tâches de base qui doivent être revues et complétées chaque année. La circulaire peut également inclure ou être accompagnée de documents détaillant les performances générales de la société au cours des douze derniers mois, y compris des données de profits et pertes.