Qu'est-ce qu'un ledger d'inventaire?
Un registre d'inventaire est un document ou un ensemble de documents utilisés par une entreprise pour suivre les produits en fonction de la quantité et de la valeur. Cela permet souvent à une entreprise d'évaluer la manière dont les matériaux et les produits entrent dans l'entreprise, la facilité avec laquelle ils sont exportés en raison des ventes, et d'évaluer les pertes éventuelles. Un type courant de grand livre d'inventaire est perpétuel, alors que certaines entreprises préfèrent utiliser un grand livre périodique. Ces deux types courants de grand livre d'inventaire varient en fonction de la fréquence des mises à jour effectuées sur chacun.
Un grand livre d'inventaire peut prendre différentes formes, bien qu'il s'agisse traditionnellement d'un livre comportant de nombreuses pages. Chacune de ces pages a une mise en page qui comprend généralement plusieurs colonnes qui peuvent être utilisées pour noter différentes informations, telles que la quantité, la valeur et la description des éléments. Une entreprise a généralement un grand livre d'inventaire avec des pages séparées pour certains types d'éléments, tels que des comptes individuels. La technologie moderne a facilité la tâche des entreprises pour la tenue de ces grands livres, et de nombreuses entreprises utilisent un logiciel informatique pour conserver des enregistrements numériques des stocks et des biens destinés à la production ou à la vente.
L'un des types les plus courants de grand livre d'inventaire est celui qui est appelé «perpétuel» et qui est mis à jour régulièrement. Les entreprises qui utilisent ce type de grand livre disposent généralement d’un système automatisé qui assure le suivi des transferts de produits dus aux ventes ou aux commandes entrantes. Cela signifie que lorsque les marchandises sont vendues, le livre de stock est immédiatement mis à jour pour refléter ce transfert et, à mesure que de nouveaux articles entrent dans l'entreprise, ils sont ajoutés au livre. Bien que de telles méthodes ne soient pas pratiques pour toutes les entreprises, elles peuvent permettre à une entreprise de suivre rapidement ses stocks et d’ajuster les commandes d’articles au besoin.
L'autre forme courante de grand livre d'inventaire s'appelle «périodique» et est mise à jour régulièrement, mais pas immédiatement après des modifications apportées à l'inventaire. Cela nécessite généralement un comptage physique des produits et des biens dans une entreprise, qui est ensuite utilisé pour ajuster les numéros internes concernant les articles disponibles. Ces comptages sont généralement effectués selon un calendrier défini, qui peut aller du dénombrement annuel complet des stocks aux évaluations hebdomadaires des articles à risque élevé. Un grand livre de ce type, utilisé pour les comptages périodiques, est généralement mis à jour moins fréquemment que perpétuel, mais les modifications peuvent être plus dramatiques en fonction de la manière dont les produits se vendent ou entrent dans le temps.