Qu'est-ce que la comptabilité automatisée?
La comptabilité automatisée est une approche permettant de maintenir à jour des enregistrements comptables à l'aide d'un logiciel de comptabilité. Les logiciels de gestion de ce type sont souvent configurés pour permettre une comptabilisation croisée facile des créances et des dettes, ce qui évite d'avoir à saisir plusieurs écritures afin de maintenir les enregistrements comptables en conformité avec les principes comptables généralement reconnus. La plupart des systèmes de comptabilité automatisés les plus populaires peuvent être adaptés aux besoins de la société qui achète le logiciel, ce qui permet de créer des rapports personnalisés et d'utiliser les formats de rapport standard inclus dans le progiciel.
Le processus de comptabilité automatisée peut vous faire gagner beaucoup de temps lors de l’enregistrement de crédits et de débits. Plutôt que d'avoir à saisir des écritures dans différents livres, comme c'est le cas avec les méthodes plus traditionnelles, la plupart des progiciels de comptabilité sont structurés de manière à permettre la saisie manuelle de la transaction dans un champ sur une page. À partir de là, le logiciel associe automatiquement la transaction à tous les autres enregistrements pertinents du progiciel. Une fois la transaction entrée, les données seront incluses dans tout rapport généré structuré de manière à couvrir la date de cette entrée.
Outre la simplification du processus de saisie manuelle des données dans un système de comptabilité automatisé, de nombreux progiciels de comptabilité peuvent être liés à des comptes de carte de crédit et de banque. En utilisant l'interface intégrée au logiciel, les paiements peuvent être remis aux fournisseurs et automatiquement appliqués au compte du fournisseur et au numéro de facture appropriés dans les enregistrements comptables. Dans le même temps, les clients peuvent effectuer un paiement en ligne via des liens que le système inclut avec toutes les factures électroniques distribuées à ces clients. En utilisant le lien pour soumettre le paiement, le logiciel reçoit automatiquement le paiement, l'enregistre sur le compte client et le numéro de facture corrects, puis achemine le paiement sur le compte bancaire spécifié par l'utilisateur final.
Aujourd'hui, la comptabilité automatisée est considérée comme un élément fondamental de la plupart des stratégies de planification des ressources d'entreprise ou ERP. Les fonctionnalités sécurisées et les gains de temps peuvent augmenter considérablement l'efficacité de l'équipe de comptabilité. En outre, le logiciel de comptabilité inclut des fonctionnalités qui permettent la génération et la distribution de factures électroniques aux clients est un outil extrêmement efficace. L'utilisation de ces fonctions permet de recevoir des paiements dans un court laps de temps, soit parce que le client peut approuver le paiement et poster un chèque en moins de temps, soit qu'il utilise l'option pour soumettre un paiement électronique. Quel que soit le scénario envisagé, l’entreprise profite d’une augmentation rapide des encaissements sur ses créances, ce qui lui donne accès à plus d’argent pour la gestion des opérations quotidiennes.