Qu'est-ce que la comptabilité budgétaire?
La comptabilité budgétaire est une des méthodes de comptabilité les plus souvent utilisées par les municipalités locales, étatiques et fédérales. Les entreprises du secteur privé utilisent des budgets pour orienter leurs dépenses, mais ce n'est pas la même chose que la comptabilité budgétaire. La comptabilité publique utilise une série de fonds représentant le capital affecté à certaines utilisations. Les autres écritures enregistrées dans les fonds sont les affectations et les gages, qui décrivent comment l’État ou l’agence fédérale dépensera l’argent affecté à chaque fonds. Un fonds est généralement désigné comme général pour représenter le capital non utilisé.
La comptabilité publique est souvent un processus difficile à comprendre et à maintenir pour la plupart des comptables. Cela est dû au processus budgétaire associé aux rares sources de revenus de l’organisme gouvernemental, telles que les taxes sur les ventes, la propriété ou le revenu. Avec chaque revenu reçu par la municipalité, les comptables doivent s'approprier les fonds en fonction du budget prédéterminé. La plupart des agences ou municipalités ont un conseil budgétaire qui détermine la manière dont elles dépensent les recettes fiscales. Le processus budgétaire est généralement un processus détaillé, qui n'est pas nécessairement régi par des comptables, mais par les représentants élus de l'agence ou de la municipalité.
Dans certains formulaires de comptabilité budgétaire, chaque crédit ouvert par un organe directeur peut représenter un fonds. Par exemple, des crédits peuvent être établis pour la masse salariale, la maintenance, la police et les pompiers, l’amélioration de l’infrastructure, les nouvelles routes ou d’autres projets majeurs. Les comptes et les fonds appropriés constitueront un objectif spécifique pour l'argent affecté au compte. Pour la plupart des agences gouvernementales ou des municipalités, il est illégal de dépenser des fonds affectés à un projet ou à un autre. Par exemple, les fonds destinés au nettoyage des rues ne peuvent pas servir à la réparation de voitures de police. Les fonds d'affectation peuvent être illimités dans la manière dont une municipalité dépense son capital.
Les allocations sont les montants spécifiques qu'un organisme gouvernemental ou une municipalité affectera à chaque fonds du système de comptabilité budgétaire. Les attributions se produisent généralement lorsque la municipalité reçoit de l'argent provenant de recettes fiscales. Les comptables doivent décomposer chaque partie de l'argent et l'enregistrer dans le fonds spécifique. Il s'agit d'un processus courant pour le recouvrement de la taxe de vente. De nombreuses municipalités utilisent les recettes de la taxe de vente pour payer à différentes fins. Les comptables doivent créer des attributions pour comptabiliser le capital gagné dans chaque fonds.
Une charge est une utilisation particulière des recettes fiscales qui peut être payée ou non lorsque la municipalité crée la charge. La plupart des gouvernements ne perçoivent de recettes fiscales qu’à des moments précis de l’année. Une charge permet à l’agence ou à la municipalité de payer les biens en utilisant un système de comptes à recevoir, c’est-à-dire de paiement à crédit. Les comptables enregistreront l'entrée dans le système de comptabilité budgétaire en utilisant une charge. Une fois que les recettes fiscales sont entrées, les comptables vont payer la charge et la supprimer du grand livre.