Qu'est-ce que la facturation des frais?
La facturation des frais est le processus de génération et d’envoi d’une facture à un client sur la base d’un tarif spécifique indiqué au moment de la réparation ou de l’accord d’achat. Ce processus est courant en entreprise, car il permet à la société et au client de s’entendre d’avance sur un prix fixé pour les services, sachant que le client paiera les frais une fois que les services auront été rendus. Une fois les services terminés, la société envoie une facture, répertoriant les informations relatives à la transaction et demandant le paiement. Un grand nombre de sociétés liées aux services utilisent la facturation, des cabinets comptables aux entreprises de construction, et dans certains cas, elle remplace la méthode traditionnelle des heures facturables.
Les entreprises professionnelles, y compris les cabinets d’avocats et les cabinets d’experts comptables, facturent généralement aux clients des heures facturables. Cela permet aux professionnels de travailler sur des tâches et de facturer un taux variable basé sur les heures passées à travailler sur un projet. Cependant, le processus d'heures facturables peut être frustrant pour les clients, car ils ne savent pas à l'avance combien d'heures ils seront facturés et ne peuvent donc pas calculer le total final de la facture à l'avance. En revanche, la facturation des frais signifie que la firme professionnelle propose un forfait pour tous les services fournis à l’avance. Les modifications apportées à ces frais initiaux nécessitent l'autorisation du client.
Les entreprises utilisant la facturation standard comme procédure standard peuvent également créer un environnement plus flexible pour l'envoi de factures aux clients. Par exemple, un client peut demander une facturation au prorata pour un grand projet. Cela permet aux clients et aux clients de payer pour des biens ou des services lorsqu'ils sont presque terminés. Ceci est plus commun dans les industries de la construction ou de la fabrication. Les entrepreneurs facturent souvent aux clients des frais initiaux pour démarrer un projet. À 25% d'achèvement, le contractant enverra une facture supplémentaire demandant un autre paiement. Cela se poursuivra jusqu'à ce que le contractant reçoive le paiement intégral du projet.
La facturation à l'actif permet également aux entreprises d'utiliser des logiciels et de transférer des factures électroniquement à leurs clients. De nombreuses entreprises ont des sites Web ou des services de messagerie qui envoient automatiquement des factures à leurs clients. Cela garantit à l'entreprise de recevoir le paiement rapidement et d'éviter d'envoyer des factures par la poste. La facturation par frais offre également la possibilité de générer des relevés pour plusieurs factures. Cela crée un processus de facturation plus approfondi, car l'entreprise peut répertorier les factures en cours sur le relevé pour garantir un paiement correct.
Les grandes entreprises peuvent décider d’offrir des rabais sur leurs factures. Par exemple, la plupart des factures sont dues dans les 30 jours suivant la date indiquée sur la facture. Toutefois, les entreprises qui souhaitent percevoir rapidement l’argent possédé peuvent proposer des conditions telles que 1/10, 30 net. Cela signifie que le client recevra un rabais de 1% si la facture est payée dans les 10 jours suivant la date de facturation, avec le montant total dû dans les 30 jours. Les fabricants et les distributeurs utilisent fréquemment ces termes pour recouvrer leurs soldes impayés.