Qu'est-ce que la gestion des coûts informatiques?
La gestion des coûts liés aux technologies de l'information (TI), également appelée comptabilité analytique des coûts informatiques, est une méthodologie financière complète permettant de contrôler les dépenses liées aux technologies de l'information. Cela inclut l'évaluation, l'estimation et l'analyse des dépenses informatiques d'une organisation, qui peuvent inclure la technologie informatique et les salaires des employés, par exemple. Les technologies de l'information et de la communication sont des composants essentiels de l'infrastructure d'une organisation. La gestion des coûts informatiques est essentielle car elle fournit un aperçu stratégique de toutes les dépenses liées aux technologies de l’information et est indispensable à l’efficacité opérationnelle et au succès de l’organisation.
Pour une société par actions, y compris une entreprise existante ou une entreprise en démarrage, la gestion des coûts informatiques est un élément majeur de son plan d’entreprise stratégique, élément essentiel d’une société par actions fonctionnelle. Dans le plan commercial stratégique, la partie relative à la gestion des coûts informatiques inclura la surveillance des dépenses dans plusieurs domaines liés à l'informatique, notamment les achats informatiques, les coûts de main-d'œuvre, les dépenses indirectes et les frais généraux informatiques. Le coût permanent d'une connexion Internet, dont la présence est essentielle dans les organisations contemporaines, constitue un excellent exemple de surcoût technologique. Les dépenses associées au fonctionnement humain du service informatique, telles que les salaires d'un ingénieur réseau et d'un développeur de logiciels, sont un exemple de coût de la main-d'œuvre.
Si, par exemple, une entreprise ne participe à aucun niveau de gestion des coûts informatiques, cela pourrait entraîner la disparition de l'entreprise. Dans un business plan, des estimations futures sont incluses concernant les dépenses informatiques. Un plan d'entreprise comprend généralement des projections financières sur cinq ans. Les chiffres financiers contenus dans la composante de gestion des coûts informatiques d'un plan d'entreprise dépendent du budget annuel de l'entreprise. Si la section consacrée à la gestion des coûts informatiques est désynchronisée par rapport au reste du business plan, cela pourrait entraîner de graves problèmes de trésorerie pour une entreprise.
Les applications logicielles telles que les tableurs et les programmes de comptabilité spécialisés sont largement utilisées dans le domaine de la gestion des coûts informatiques. La gestion des coûts informatiques dépend de la nature de l'entreprise. Par exemple, un administrateur d’une société nouvellement constituée peut être le seul responsable de l’élaboration de la stratégie de gestion des coûts informatiques. Toutefois, une grande entreprise mature peut avoir tout son département de comptabilité qui se concentre uniquement sur la gestion des coûts informatiques. Les sociétés transnationales, qui dépensent généralement des sommes considérables en technologie chaque année, entrent dans cette catégorie.