Qu'est-ce que la gestion financière informatique?
Les technologies de l'information (TI) décrivent tous les services et composants des réseaux informatiques et de télécommunication. Les entreprises qui utilisent Internet, le téléphone, la messagerie électronique, les serveurs de réseau et les télécopieurs utilisent les technologies de l’information. Un professionnel qui pratique la gestion financière informatique est responsable de la budgétisation de tous les besoins informatiques. Son objectif est normalement de fournir les services les plus optimaux au coût le plus bas possible. De nombreux experts estiment qu’un professionnel devrait prendre en compte trois éléments lorsqu’il s’exerce dans la gestion financière informatique: équipement et matériel informatique, logiciels et toute la main-d’œuvre et les services connexes.
Un objectif commun de la gestion financière informatique est de s’assurer que tout le matériel informatique est fonctionnel et qu’il est utilisé de la manière la plus rentable qui soit. De nombreux responsables informatiques utilisent des systèmes de suivi de la gestion des actifs. Ces systèmes exigent souvent que les gestionnaires attachent des codes à barres à des éléments de matériel qu'ils peuvent scanner pour lire l'état d'un élément d'un équipement. Un responsable peut utiliser ce système pour planifier des inspections et suivre l’emplacement des équipements.
Un professionnel de la gestion financière informatique devrait également développer un système pour gérer les logiciels. Le logiciel décrit les programmes qui s'exécutent sur des ordinateurs. Un système efficace de gestion financière des logiciels peut inclure des mises à jour de sécurité automatiques et des mises à niveau de fonctionnalités lorsque les fabricants introduisent de nouvelles versions de logiciels. En mettant régulièrement à jour les logiciels en temps voulu, un responsable peut réduire les coûts de réparation et de remplacement.
Le personnel informatique est un autre élément considéré par les professionnels de la gestion financière informatique. Les gestionnaires peuvent envisager des charges de travail et des projets pour déterminer la quantité de travail nécessaire à un moment donné. En inspectant et en mettant à jour le matériel et les logiciels pour éviter les dysfonctionnements, un responsable informatique peut réduire les coûts de main-d'œuvre et de service. Des programmes qui fonctionnent bien peuvent réduire la dépendance à l’égard des techniciens.
Les trois composantes de la gestion financière informatique sont interconnectées. Par exemple, si un responsable économise de l'argent sur son équipement en l'inspectant et en le réparant avant qu'il ne tombe en panne, une plus grande partie du budget peut être utilisée pour acheter un logiciel optimal. De même, lorsque la main-d'œuvre informatique n'est pas déployée efficacement, les réseaux peuvent être confrontés à davantage de problèmes car ils risquent de ne pas être surveillés correctement.
Les professionnels de la gestion financière informatique comparent également les coûts de sécurité aux coûts associés aux risques. En d'autres termes, un responsable doit être familiarisé avec les risques, tels que les virus, les violations de la sécurité et les dysfonctionnements du système, afin de pouvoir déterminer où un système est le plus vulnérable et quel peut être l'impact de sa perte. Un responsable doit ensuite envisager diverses options de sécurité et en choisir une qui soit efficace contre les risques les plus importants et dont le coût ne nécessite pas trop de budget. Lorsque les coûts de sécurité sont trop élevés, une entreprise peut manquer de fonds pour prendre en charge des réseaux informatiques efficaces.