Qu'est-ce que la comptabilité de paie?
La comptabilité de la paie est un processus qui se produit dans toutes les entreprises et se concentre sur la gestion financière des informations de paie d'une entreprise. Les comptables enregistreront les informations relatives aux salaires, primes et commissions des employés. les comptables vont également enregistrer et rapporter les taxes liées à cette information dans le grand livre. Les commis et les gestionnaires de la paie sont chargés de fournir ces informations à la comptabilité, ainsi que de conserver les documents nécessaires pour satisfaire aux exigences légales en matière de présentation de relevés d’emploi précis. La comptabilité des salaires est souvent séparée du bureau de la comptabilité habituelle car les informations sont très sensibles et ne peuvent pas être visualisées par plusieurs employés.
Les entreprises auront souvent un bureau de paie qui respecte toutes les exigences légales en matière d’embauche de personnel. Les informations relatives aux vérifications des antécédents, aux tests de dépistage de drogue, aux contrats de travail, aux accords sur les prestations, aux concessions salariales et à d'autres informations relèvent souvent de lois spécifiques sur les ressources humaines. Ne pas tenir des registres d’emploi précis peut entraîner de lourdes amendes ou d’autres pénalités pour non-respect des lois et des règlements. Certaines entreprises peuvent avoir recours à des comptables pour auditer les processus de comptabilité de la paie dans le bureau des ressources humaines. Cet audit garantit qu'aucune violation de la législation en vigueur sur les ressources humaines n'est présente dans l'entreprise.
Les entrées pour enregistrer les chiffres de la paie sont assez simples. Dans l'environnement technologique actuel, de nombreuses entrées sont effectuées en temps réel à l'aide de directives préprogrammées dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise. Les comptables du service de comptabilité de la paie examineront ensuite les entrées pour s’assurer qu’aucune erreur ne s’est produite lors du traitement automatique. L'entrée de base prélèvera une dépense de masse salariale pour les salaires et traitements de chaque employé et une masse salariale à payer. La société peut avoir des comptes distincts qui définissent des groupes de paie spécifiques. Une fois payé, le système débitera la masse salariale et créditera les espèces. Ces écritures - en termes de débits et de crédits - sont également les mêmes pour les comptes de charges sociales.
La comptabilité des salaires exige souvent que les entreprises versent les taxes sur les salaires à l’organisme gouvernemental approprié. Les comptables devront remplir les formulaires appropriés et envoyer un chèque à l’agence pour ces taxes, souvent tous les trimestres. Les grandes agences gouvernementales peuvent disposer d'un système de dépôt en ligne pour transférer cet argent en ligne si nécessaire. Les comptables devront rapprocher ces comptes afin de s’assurer que tout l’argent inscrit sur ce compte ira à l’organisme approprié. Les soldes débiteurs ou créditeurs suspendus indiquent un problème interne au système de comptabilité de la paie. Les comptables devront alors ajuster les chiffres ou les pourcentages de retenue à la source pour corriger ce problème.