Qu'est-ce que la gestion des coûts du projet?
La gestion des coûts d'un projet est le processus de suivi et de contrôle des coûts associés à un projet donné. Cela se produit en surveillant les divers facteurs qui contribuent au coût d'un travail particulier et en évitant les problèmes pouvant entraîner une augmentation des coûts. Cela est important pour la réussite d’un projet car l’augmentation des coûts entraîne une diminution des profits.
Un certain nombre de facteurs peuvent contribuer à l’augmentation des coûts. L'un de ces facteurs est connu sous le nom de fluage de la portée. C'est ce qui se produit lorsqu'un client est autorisé à ajouter de nouvelles exigences ou tâches à un travail. De bonnes pratiques de gestion des coûts de projet informent le chef de projet de l'étendue du glissement et permettent à l'entreprise de décider si elle doit facturer le client pour le travail supplémentaire ou fournir le travail à perte.
Les retards et les erreurs peuvent également contribuer aux problèmes de coûts. Par exemple, le fait de ne pas commander les bons matériaux du premier coup augmentera les frais d’expédition et pourrait également entraîner des frais de réapprovisionnement. De plus, le fait de ne pas commander le matériel approprié à temps peut signifier que l'entreprise paiera des frais urgents pour une livraison plus rapide. Un processus de gestion des coûts devrait identifier les problèmes potentiels à l'avance afin de les éviter et devrait rappeler aux participants les dates limites qui, si elles sont ignorées, peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
Les responsables de projet doivent prendre en compte les coûts fixes et indirects. Les coûts durs comprennent des éléments tels que les matériaux, les fournitures et le coût des services de sous-traitance. Les coûts accessoires comprennent la main-d'œuvre dépensée par les employés internes et le coût du capital.
La gestion des coûts d'un projet peut également impliquer un suivi des économies de coûts. Ces économies devraient être reflétées dans le budget final du projet et pourraient être utilisées comme exemple des capacités du responsable. Dans certains cas, en particulier lorsque les économies réalisées sont à la fois substantielles et inattendues, un fournisseur peut choisir de partager les économies réalisées avec un client en guise de bonne volonté.
Il existe de nombreux outils d'aide à la gestion des coûts de projet. Ceux-ci peuvent être aussi avancés que des programmes informatiques spécialement conçus pour faire le suivi des coûts réels par rapport aux coûts projetés. Un simple tableur peut toutefois suffire pour suivre les petits projets.
La gestion des coûts d'un projet est essentielle à la réussite financière d'un projet. Le processus peut aussi avoir d’autres avantages. Par exemple, si les estimations du projet sont systématiquement incorrectes, le processus d’estimation peut poser problème. Si un fournisseur particulier facture systématiquement plus que l'estimation initiale, il peut être temps de rechercher d'autres fournisseurs qui peuvent proposer des prix plus précis au départ.