Qu'est-ce que le grand livre auxiliaire?
Un grand livre auxiliaire est utilisé en comptabilité pour garder une trace des détails liés à un compte au grand livre. Il s'agit généralement d'un compte ou d'un groupe de comptes associés correspondant à des postes individuels dans un grand livre. Le grand livre auxiliaire permet à une entreprise de noter des détails tels que les paiements d'un client ou l'historique des achats sans encombrer le grand livre. Sans grands livres auxiliaires, le grand livre devrait contenir une telle quantité d'informations qu'il serait impossible de les utiliser.
Un compte au grand livre est l’enregistrement principal d’une entreprise. Les comptes d'actif, de passif et de revenu peuvent tous être des comptes du grand livre. Dans la pratique, un grand livre ressemble à un résumé; il donne des totaux mais pas le détail de la provenance de cet argent ni de la manière dont il peut être décomposé en composants individuels. Tout grand livre général qui résume un compte général auxiliaire est appelé compte de contrôle ou compte principal.
Le compte de contrôle donne une vue d'ensemble, mais un compte auxiliaire en donne les détails. Les comptes auxiliaires ne font pas partie du grand livre. Au lieu de cela, ils permettent aux entreprises de surveiller des composants individuels du compte de contrôle. Par exemple, le compte de contrôle peut répertorier un revenu de 5 000 dollars. Ces 5 000 $ auraient pu inclure plusieurs chèques de plusieurs clients différents. Le grand livre auxiliaire aurait un compte individuel pour chaque client afin de garder une trace du montant payé par chaque client et de ce qu'il payait.
Une entreprise aura un seul grand livre pour chaque type de compte, mais elle peut avoir autant de grands livres auxiliaires que nécessaire pour effectuer le suivi des détails. Certaines entreprises peuvent avoir des centaines, voire des milliers de comptes auxiliaires, en fonction de leur clientèle, du nombre de leurs créanciers et d'autres détails. Le total du grand livre auxiliaire est égal au solde total du compte du grand livre ou au solde total du groupe des grands livres auxiliaires qui lui sont liés.
Outre la bonne organisation des entreprises, les grands livres auxiliaires peuvent également aider à contrôler le flux d'informations. Le personnel du service clientèle peut avoir accès à un grand livre ou à un groupe de grands livre spécifique afin de consulter l'historique des achats des clients et les habitudes d'achat sans avoir accès à toutes les informations financières de l'entreprise. Pendant ce temps, les comptables de la société peuvent faire leur travail quotidien dans le grand livre sans avoir à parcourir les détails des grands livres auxiliaires.