Est-ce contre l'étiquette du courrier électronique d'avoir une réponse automatique à tous les courriels?
L'étiquette d'e-mail, parfois appelée nétiquette en termes généraux, est une chose compliquée. Il n’est certainement pas approprié de ne pas répondre aux courriels, en particulier d’individus, mais nous sommes tous parfois occupés et ne pouvons que accuser réception des courriels et nous promettre d’écrire plus en détail ultérieurement. La question de savoir s’il est approprié d’envoyer une réponse automatique à tous les courriels est également complexe.
En règle générale, il est considéré comme inapproprié d'envoyer une réponse automatique à tous les courriels lorsque vous êtes parfaitement capable de renvoyer une réponse. La pratique devient de plus en plus courante, même lorsque les gens sont capables de répondre à leur courrier, et cela semblerait être une violation de l'étiquette du courrier électronique. D'autre part, si vous envisagez de prendre des vacances et que vous êtes un particulier, que vous travailliez dans une petite entreprise ou si vous avez un cabinet privé en tant qu'avocat ou médecin, vous pouvez attendre de plusieurs jours à plusieurs semaines en espérant une réponse. de votre part, cela peut prendre plus de temps que prévu. Si vous recevez un grand nombre de courriels, les experts en étiquette recommandent de rédiger une réponse appropriée et d'envoyer une réponse automatique à tous les courriels si vous prévoyez de vous absenter de votre ordinateur ou d'une source de courrier électronique pendant plus de 48 heures au cours de la semaine.
La réponse que vous écrivez doit être polie et professionnelle, car vous pourriez recevoir des lettres d'amis ou de professionnels. Indiquez votre absence, bien qu'il n'y ait pas besoin de préciser pourquoi, et donnez une estimation de l'heure à laquelle vous prévoyez de commencer à répondre aux courriels. Donnez-vous quelques jours de plus, surtout si vous recevez généralement un grand nombre de courriels. De cette façon, vous pourrez vous acquitter de votre obligation de répondre aux e-mails tout en vous laissant le temps de vous remettre au travail après une absence de quelques jours.
Notez que certains de vos courriels risquent de rebondir lorsque vous utilisez un répondeur automatique, surtout si vous recevez beaucoup de courriels SPAM ou Bacn. En fait, si vous vous abonnez à des groupes de discussion ou à des sites de réseaux sociaux, vous souhaiterez peut-être vous désabonner pendant vos vacances. De cette façon, vous ne remplissez pas les boîtes aux lettres des autres personnes de plusieurs messages expliquant votre absence, ce qui est considéré comme impoli. Théoriquement, si vous souhaitez utiliser une réponse automatique à tous les courriels en votre absence, vous devez vous assurer que vous ne recevrez que des messages de nature personnelle ou professionnelle. Si vous ne voulez pas rater des emails de groupes de discussion ou Bacn, abonnez-vous à ceux-ci sous une adresse e-mail différente de celle que vous utilisez pour la correspondance personnelle ou commerciale.
Les grandes entreprises ou les entreprises qui reçoivent une quantité considérable d’e-mails peuvent utiliser un système de réponse automatique pour accuser réception de leurs e-mails. Il est considéré comme poli pour toute entreprise d'envoyer une réponse automatique à tous les courriels car elle en accuse réception. Cette situation est analogue à une serveuse occupée qui vous fait signe de la tête dans un restaurant. Elle vous fait savoir qu'elle vous voit et se rendra à votre table dès qu'elle le pourra. Une grande entreprise qui finira par répondre à votre courrier électronique donne essentiellement ce clin d'œil amical avec la promesse d'une réponse personnelle dans quelques jours ou quelques semaines.
Il est particulièrement important que les médecins, les thérapeutes et tous les professionnels de la santé associés qui utilisent la correspondance par courrier électronique avec des patients envoient une réponse automatique à tous les courriels lorsqu'ils seront en déplacement pendant plus de deux jours pendant la semaine ouvrable. Si un patient a une préoccupation immédiate, les professionnels de la santé peuvent indiquer un autre contact afin d'éviter toute attente de la patiente pendant plusieurs jours et de ne pas prendre en compte un problème de santé pouvant nécessiter une intervention immédiate.