Que sont les réunions en ligne?
Les réunions en ligne sont des réunions qui utilisent Internet comme moyen de communication en temps réel. Plutôt que de réunir les participants à la réunion dans un emplacement physique, le Web est utilisé pour créer un lieu de réunion virtuel accessible avec les informations de connexion appropriées. En fonction de la plate-forme logicielle utilisée pour la réunion en ligne, les participants peuvent être en mesure de communiquer avec l'animateur ou le président de différentes manières.
L'un des moyens les plus courants et peu coûteux de tenir des réunions en ligne consiste à tirer parti de la possibilité de créer une salle de discussion privée avec une superposition audio. Dans cette application, chaque participant crée un compte avec le fournisseur de salle de conversation. Le président crée la salle de discussion privée et invite les participants à entrer dans la salle. Une fois que tout le monde est rassemblé, la réunion peut avoir lieu en tapant des messages sur le forum de discussion commun ou en utilisant la fonction audio conjointement avec des haut-parleurs et des microphones connectés au bureau ou au portable de chaque participant. Bien que l'interaction soit limitée, cette option est généralement gratuite et si la communication verbale suffit pour mener la réunion à bien, utiliser une salle de discussion fonctionnera très bien.
Pour des réunions en ligne plus robustes, l'utilisation d'un fournisseur de conférence Web peut être une option. Avec une conférence Web, il est normalement possible de communiquer verbalement via une connexion de conférence audio qui fonctionne indépendamment de la partie visuelle de la conférence. Les animateurs peuvent partager des présentations de diapositives, des feuilles de calcul et d’autres documents avec le groupe en les affichant dans la fenêtre de visualisation.
Avec la plupart des réunions en ligne de ce type, l’animateur peut placer les autres participants dans ce qu’on appelle un mode écoute seule; c'est-à-dire qu'ils peuvent entendre ce que le facilitateur dit mais ne peuvent pas répondre verbalement. La plupart des services de conférence Web permettent aux participants d'envoyer des questions et des commentaires à l'animateur via une interface que seul l'animateur peut voir. Cette approche fonctionne souvent bien lorsqu'il est nécessaire de faire une présentation formelle. Lorsque le facilitateur est prêt pour une interaction verbale, il est généralement possible de rendre toutes les connexions à la conférence totalement interactives ou de permettre aux participants d'être reconnus et autorisés à poser une question ou à répondre verbalement au facilitateur.
Les réunions en ligne présentent plusieurs avantages. Premièrement, il est possible de tenir une réunion avec un préavis très court. Les gens n'ont pas à organiser de déplacement pour se rendre à une réunion physique ni à bloquer le temps de trajet aller-retour. Deuxièmement, la distance ne devient pas un problème. Les participants peuvent participer à des réunions en ligne, peu importe où ils se trouvent dans le monde. Troisièmement, les réunions en ligne permettent à une téléconférence audio d'atteindre de nouveaux sommets en permettant également une interaction visuelle. De nombreux services de réunion en ligne permettent de tirer parti de fonctionnalités telles que la collaboration, la présence de plusieurs présidents et les sites de réunion protégés par mot de passe.
Il ne fait aucun doute que les réunions en ligne dans des formats gratuits et payants peuvent faire économiser beaucoup de temps et d'argent aux entreprises. Dans le même temps, les organisations à but non lucratif et confessionnelles peuvent également utiliser les réunions en ligne avec un avantage considérable, à la fois à des fins internes et pour communiquer efficacement avec les supporters ou les adhérents de l'organisation.