Quels sont les différents types de services de gestion d'impression?
En général, la gestion de l’impression fait référence à l’administration, à la surveillance et à la maintenance du matériel de l’imprimante, du logiciel de l’imprimante et des services de documentation. Les services de gestion de l’impression offerts aux entreprises peuvent comprendre du matériel, des logiciels et le contrôle de documents, voire une combinaison de ces éléments. Les entreprises qui offrent ces services proposent généralement à leurs clients des options sur site, en ligne, à distance et à la demande. Un service de gestion de l’impression peut être avantageux pour une entreprise en réduisant les coûts liés aux imprimantes, en augmentant la productivité, en minimisant les erreurs et en rationalisant les projets.
Les options sur site proposées par les sociétés de gestion d'imprimantes incluent généralement des techniciens qualifiés, capables de fournir une assistance dédiée à un groupe de clients dans une région. Les clients appellent généralement un centre de service pour demander une assistance en cas de problèmes matériels ou logiciels. Le technicien essaie généralement de résoudre le problème avec le client par téléphone d'abord. Si le problème n'est pas facilement résolu, le technicien se rend normalement sur le site. Un service sur site est généralement disponible pour les problèmes matériels et logiciels, mais pas pour la gestion de documents. L’attention portée aux détails et l’assistance clientèle adaptée au client sont quelques-uns des avantages du service sur site, mais les inconvénients sont généralement un coût plus élevé pour le service et des temps d’attente plus longs pour résoudre un problème.
De nombreuses entreprises offrent également des services de gestion d'impression en ligne à leurs clients. Les services en ligne pour le logiciel d'impression et la gestion de documents sont généralement associés à un support technique sur site pour les problèmes matériels. Dans le cas de problèmes logiciels, un client avec support en ligne se connecte généralement à un compte préexistant et lance une demande à laquelle il répond ensuite par chat en direct ou par courrier électronique.
Pour la gestion des documents, les clients peuvent normalement se connecter à leur compte, commander les documents qu'ils souhaitent imprimer, télécharger le matériel nécessaire pour produire le document, puis payer pour le produit. Le produit est ensuite généralement livré à la société dans un délai de quelques jours ouvrables. Les services de gestion de l'impression en ligne sont généralement une option attrayante pour les grandes entreprises qui peuvent avoir de lourdes périodes de travail et qui peuvent utiliser l'aide supplémentaire pour mener à bien des projets cruciaux. Souvent, il peut être plus économique d’externaliser le travail d’impression au lieu de payer des ressources et du personnel supplémentaires pour effectuer le travail en interne.
Les services à distance pour la gestion d'impression impliquent généralement une assistance matérielle et logicielle pour les imprimantes en réseau dans les grandes entreprises. La société de services installe normalement un logiciel de surveillance sur le réseau informatique de la société. Le logiciel recherche généralement les erreurs matérielles ou les dysfonctionnements lors de la surveillance des niveaux de toner de l'imprimante et de l'utilisation du client. Les services de gestion d'impression à distance varient en fonction du logiciel utilisé et du niveau de contrôle exercé par l'entreprise de services. Si le niveau de contrôle sur les ressources d'impression d'une entreprise est trop élevé, les clients risquent de devenir frustrés et insatisfaits du service.
Les entreprises qui disposent de services de gestion d’impression à la demande disposent généralement d’un logiciel spécial installé sur leurs imprimantes en réseau. En utilisant le logiciel, ils peuvent demander des services d'assistance pour le logiciel d'impression et de gestion de documents. Le support à la demande est souvent plus coûteux, car il s’agit essentiellement d’un service à distance dédié. Habituellement, les grandes entreprises ayant des besoins d'impression plus importants utilisent des services à la demande. Les entreprises ayant de nombreux projets cruciaux qui doivent être terminés dans des délais très courts peuvent notamment bénéficier d'une solution à la demande.