Qu'est-ce qu'un gestionnaire de contacts?
Un gestionnaire de contacts est un logiciel qui permet à un utilisateur de stocker, d'organiser et de rechercher des numéros de téléphone, des adresses, des dates, des notes, des listes, etc. Semblable à un gestionnaire d'informations personnelles, un gestionnaire de contacts est conçu pour les représentants commerciaux et autres personnes ayant besoin de stocker des informations sur les clients et les prospects, d'organiser des réunions et des appels téléphoniques et d'organiser des documents électroniques et des courriers électroniques. Avec les quantités massives de données qu'une personne rencontre chaque jour, un seul emplacement pour stocker ces données est attrayant. Les fonctionnalités d'un gestionnaire de contacts peuvent également inclure la possibilité de stocker des mots de passe, des dates et des rendez-vous importants, et la possibilité de partager des données avec un autre ordinateur ou un assistant numérique personnel. Certains gestionnaires de contacts peuvent autoriser plusieurs utilisateurs à accéder à une base de données de contacts partagée.
Un responsable des contacts peut également générer des rapports et organiser, prévoir et suivre les activités de vente. Certains offrent la possibilité de joindre une photo, ce qui est idéal pour ceux qui ne se souviennent pas toujours des noms ou des documents enregistrés dans le dossier du contact. La sauvegarde automatique est une fonction de sécurité importante pour un gestionnaire de contacts. Une autre fonctionnalité disponible est la possibilité de grouper et classer les contacts.
Au lieu de prendre des notes sur des bouts de papier ou de tenir un cahier, de nombreux utilisateurs optent pour un gestionnaire de contacts doté d'une fonction de "notes". À l'aide de cette fonctionnalité, vous pouvez taper, couper et coller ou couper des sections de pages Web dans votre gestionnaire de contacts. Le logiciel apposera automatiquement la date et l'heure sur votre entrée afin de vous aider à trier vos notes. Certains appareils vous permettent également de rédiger à la main des notes avec un stylet spécialisé.
À l'instar des gestionnaires d'informations personnelles, un gestionnaire de contacts peut également disposer d'une fonction de calendrier. À l'aide d'un programme de gestion d'agenda, vous pouvez suivre les réunions, les vacances, les anniversaires, etc. Les rappels audio peuvent vous avertir qu’une affectation est due ou que l’heure de la réunion approche.
La fonctionnalité de recherche d'un gestionnaire de contacts est extrêmement utile. Vous pouvez effectuer une recherche par date, catégorie, phrases ou autres méthodes pour trouver le matériel que vous recherchez. Un gestionnaire de contacts peut également contenir des modèles pour des tâches courantes, telles que des messages téléphoniques, des enregistrements de dépenses ou des listes de tâches.
De nombreuses versions de gestionnaires de contacts existent. Certains systèmes sont basés sur Internet, ce qui signifie qu’il n’ya pas de logiciel à charger. D'autres logiciels de gestion des contacts peuvent être chargés sur le serveur d'une entreprise, de sorte que les bases de données d'informations sur les clients soient accessibles à plusieurs employés. D'autres font partie d'un autre logiciel, tel que Microsoft Outlook, doté d'une fonction de gestionnaire de contacts professionnels.