Qu'est-ce qu'un serveur de fax?
Un serveur de télécopie est un logiciel et un matériel permettant à de nombreux utilisateurs d’envoyer et de recevoir des documents via un système de télécopie central. Le logiciel de télécopie fonctionne sur un ordinateur fréquemment dédié à la télécopie. Son matériel comprend un ou plusieurs modems fax connectés à des lignes téléphoniques ou à un réseau IP (Internet Protocol). Les serveurs de fax sont utilisés pour réduire les coûts et améliorer l'efficacité des organisations de tous types. Certaines personnes ont créé des entreprises entières en facturant à d’autres d’envoyer, recevoir et stocker des fax à l’aide de leurs serveurs.
Le logiciel serveur de télécopie collecte les documents devant être télécopiés par plusieurs utilisateurs. Souvent envoyés par courrier électronique ou téléchargés via une interface Web, ils peuvent être dans l'un des formats les plus populaires. Le texte brut, le format de document portable (PDF) et les logiciels de traitement de texte courants sont généralement acceptés. Certains serveurs de fax permettent également aux utilisateurs de produire des documents directement sur un périphérique d'impression virtuel. Cet appareil transfère ensuite les documents sur le serveur sans les imprimer.
Une fois reçu par le serveur de fax, chaque document est converti au format fax et mis en file d'attente pour transmission. L'un des nombreux modems fax autonomes ou basés sur une carte du serveur envoie le document. Une fois l'opération terminée, un message de réussite ou d'échec peut être envoyé par courrier électronique, message texte ou tout autre moyen à l'utilisateur d'origine.
Un serveur de fax répond également aux appels de fax entrants et peut les filtrer en fonction d'une liste d'expéditeurs de fax "indésirables" connus. Les documents reçus par le serveur peuvent être stockés au format PDF ou dans d'autres formats courants. Le serveur peut envoyer un document directement par courrier électronique ou simplement informer un utilisateur qu'un fax est en attente.
Comparé à la télécopie traditionnelle, un serveur de télécopie offre de nombreux avantages. Aucune impression de document n'est nécessaire, ce qui permet d'économiser du papier et du toner. Les documents sont transmis dès qu'un modem fax est libre, plutôt que lorsque quelqu'un a le temps de les faxer à la main. Les documents reçus sont disponibles instantanément et uniquement par le destinataire prévu. Un seul serveur de télécopie est généralement nécessaire pour une grande entreprise, plutôt que plusieurs télécopieurs individuels.
Les bourrages papier et les pages sautées ne sont plus des problèmes avec un serveur de fax. Les fax peuvent être plus facilement suivis et enregistrés si nécessaire. Pour la maintenance, un service informatique peut assumer la responsabilité d’un serveur centralisé. La capacité de télécopie automatique peut être ajoutée ou activée dans d'autres types de logiciels. Un serveur peut également envoyer un fax à une boîte aux lettres du système de messagerie unifiée au lieu de l'envoyer par courrier électronique.
Certains serveurs de fax sont conçus pour envoyer et recevoir des fax directement sur l'intranet de l'entreprise. Celles-ci utilisent la technologie "fax sur IP" de l’Union des télécommunications (UIT) T.38 au lieu d’une ligne téléphonique. Les services de fax Internet offrent souvent des fonctions de fax et de stockage de documents pratiques aux propriétaires d’entreprise. Pour un abonnement mensuel, un utilisateur peut avoir un ou plusieurs numéros de fax dans différents indicatifs régionaux sans qu'il soit nécessaire de disposer de lignes téléphoniques. Les fax sont stockés sur un serveur et téléchargés sous forme de documents via Internet.
Le logiciel serveur de télécopie est disponible pour la plupart des systèmes d'exploitation courants. Les logiciels de base sont souvent fournis avec le système d'exploitation. Des logiciels plus avancés peuvent généralement être achetés auprès de tiers. Certains programmes sont également fournis par des fournisseurs open source.