Qu'est-ce qu'un fichier de chargement?
Un fichier de chargement est un document qui accompagne des fichiers et des données électroniques qui sont collectés lors de la découverte électronique dans une affaire judiciaire. Le fichier de chargement crée un enregistrement permanent des métadonnées accompagnant le matériel et sert d'index et de référence aux documents, qui peuvent être assez nombreux dans les litiges importants. Le logiciel de découverte électronique dispose de mécanismes pour créer des fichiers de chargement, et les experts de cette procédure peuvent s'assurer que l'opération est effectuée correctement.
Au cours de la découverte électronique, les plaideurs identifient et conservent tout document susceptible de présenter un intérêt pour leur cause. Pour protéger l’intégrité des documents, l’enquêteur peut les convertir en un format d’image afin qu’ils ne puissent pas être modifiés. Cette conversion peut potentiellement les priver de données, et le fichier de chargement conserve les métadonnées, telles que le nom du créateur, la date, etc., pour référence ultérieure. Il répertorie également toutes les images pour les rendre faciles à trouver et à consulter au cours du processus d’enquête et de poursuite du cas devant un tribunal.
L'utilisateur peut configurer le modèle de fichier de chargement avec un certain nombre de paramètres et lui demander d'extraire toutes les données pertinentes. Il extraira le texte ainsi que les métadonnées de tous les documents et le présentera sous forme de feuille de calcul. La feuille de calcul est liée aux fichiers imagés pour créer des références originales, et le plaideur peut utiliser le contenu du fichier de chargement pendant qu’il travaille sur l’affaire. Lorsqu'il est temps de présenter des documents, le plaideur peut référencer le fichier de chargement pour extraire rapidement ce dont il a besoin pour l'audience.
Il existe de nombreux formats de fichier de chargement, car de nombreux logiciels fournissent des services de découverte électronique. Les utilisateurs peuvent choisir le programme le mieux adapté à leurs besoins ou peuvent confier le processus à un tiers s'ils souhaitent se concentrer sur d'autres aspects du cas. Dans la découverte électronique, les sauvegardes et autres mesures de sécurité sont essentielles pour protéger l’intégrité des données. Si la partie adverse conteste devant le tribunal, les avocats doivent être en mesure de démontrer que le document est original, valide et utilisable.
Les logiciels de découverte électronique peuvent prendre un certain temps à apprendre. Les avocats et les enquêteurs peuvent suivre des cours pour apprendre à utiliser le logiciel et trouver quelques astuces et conseils pour l'utiliser plus efficacement. Les erreurs avec ce processus peuvent être coûteuses pour un procès et il est important que le logiciel soit utilisé correctement et correctement pour éviter les problèmes qui pourraient revenir hanter l'avocat au tribunal.