Qu'est-ce qu'une copie électronique?
Une copie électronique est une copie électronique d'un document. Cela contraste avec une copie papier, un document imprimé sur du papier ou un autre support. Les copies électroniques sont faciles à transférer, distribuer, partager et manipuler - tous les inconvénients ou avantages potentiels, en fonction du document concerné. Ils peuvent également être utilisés pour générer des copies papier, en imprimant une copie du document. De nombreux bureaux sans papier ou à faibles déchets font largement appel à des copies électroniques pour la communication et le partage d'informations.
Les copies électroniques peuvent généralement être ouvertes dans divers programmes de traitement de texte. Pour plus de sécurité, un document peut être enregistré dans un format en lecture seule. Cela permettra aux gens de le voir, mais pas de changer la copie électronique. Dans les cas où des personnes craignent que des données soient modifiées ou manipulées par des personnes ayant accès au fichier, cela peut être utile. Certains programmes tiennent également des journaux de modifications, permettant aux utilisateurs de suivre les modifications apportées au document et de les annuler si nécessaire pour restaurer le document à un point antérieur.
Les personnes avec des copies électroniques peuvent les envoyer par courrier électronique, les transférer sur un réseau ou les mettre sur un disque ou un disque dur portable à partager. Cette variété de techniques de distribution peut être utile et permettre aux bureaux d’éliminer des dépenses telles que les télécopieurs et les services de messagerie. Les copies électroniques n'ont généralement pas tout à fait le même statut juridique que les copies papier en raison du risque d'altération, mais elles peuvent être utilisées pour la plupart des activités de bureau, y compris l'envoi de brouillons d'un contrat pour le montage et l'approbation. , avec des personnes qui examinent attentivement la copie papier avant de la signer pour s’assurer qu’elle contient les modifications souhaitées.
Les copies électroniques peuvent également être utilisées pour des présentations, par exemple, les personnes distribuant le document par voie électronique afin que tout le monde en ait une copie, ou l'affichant sur un écran lors d'une présentation ou d'un événement. La possibilité d'effectuer des modifications jusqu'à la dernière minute peut être utile aux personnes qui souhaitent avoir le temps de perfectionner leurs présentations et qui peuvent avoir besoin d'effectuer des modifications de dernière minute pour s'adapter aux informations changeantes et à d'autres problèmes. Les enseignants stockent souvent le matériel de classe sous forme imprimée afin de pouvoir le changer facilement et le réutiliser pour des cours.
Pour les bureaux où l'espace est une considération majeure, le fait de passer entièrement ou principalement par voie électronique peut conférer des avantages significatifs. Les utilisateurs peuvent examiner les documents en version électronique et éviter la génération de grands volumes de papier nécessitant un stockage. Si la sécurité vous préoccupe, des mesures de sécurité électroniques peuvent être mises en place afin de protéger le plus possible les copies électroniques. Cela peut inclure des outils tels que les sauvegardes à distance pour enregistrer des copies en cas d’incendie, de virus ou d’autres problèmes.