Qu'est-ce qu'un logiciel d'adressage?
Le logiciel d'adressage est un logiciel conçu pour aider l'utilisateur à formater et à adresser correctement les enveloppes. Il est extrêmement utile pour les particuliers et les entreprises qui traitent de gros volumes de courrier, car les logiciels d’adressage incluent généralement une base de données de grande capacité, permettant aux utilisateurs de stocker et de réutiliser des adresses. L'utilisation d'un logiciel d'adressage garantit l'uniformité de l'apparence des documents postés. Elle accélère également l'envoi en validant les adresses et les codes postaux pour s'assurer qu'ils sont lus correctement.
De nombreuses entreprises fabriquent des logiciels d’adressage pour tous, des particuliers aux grandes entreprises. Le logiciel comprend généralement une base de données de publipostage, des guides de formatage prédéfinis permettant aux utilisateurs de saisir la taille de l'enveloppe afin de générer des enveloppes, ainsi qu'un aspect de validation permettant de confirmer les codes postaux et de s'assurer que les adresses sont correctement formatées. Ce paquet groupé est souvent commercialisé sous forme de kit logiciel d’adressage, garantissant aux acheteurs que le logiciel gérera toutes les parties difficiles d’un mailing.
Dans la plupart des cas, le logiciel d'adressage est lié aux normes postales, ce qui lui permet de prendre des décisions pour l'utilisateur. Il uniformisera la nomenclature de la manière souhaitée par le bureau de poste, en abrégeant par exemple les sections d'une adresse, le cas échéant. Il s'assurera également que les adresses sont complètes, notamment le numéro, la rue, la ville, l'État ou la province, le code postal, etc. Pour les envois en nombre, les logiciels d’adressage peuvent également offrir une option de tri: l’impression d’enveloppes par lots pouvant être regroupés pour le bureau de poste, ce qui permet à l’utilisateur d’économiser sur les coûts d’envoi.
Il existe un certain nombre d'utilisations personnelles pour les logiciels d'adressage. Les individus, par exemple, peuvent conserver un carnet d'adresses dans leur logiciel d'adressage, générant une enveloppe chaque fois qu'ils ont besoin d'envoyer un courrier. Le logiciel peut également être utilisé pour les envois personnels en masse, tels que les cartes de vacances ou les annonces pour des événements tels que les mariages, les remises de diplômes et les nouveaux bébés. Pour les mariages, un logiciel d’adressage peut être très utile car il peut également être utilisé pour générer les enveloppes intérieures telles que les enveloppes RSVP qui sont généralement incluses dans une invitation de mariage.
Si vous envisagez d'acheter un logiciel d'adressage, vous pouvez réfléchir à vos besoins. Des fonctionnalités telles que la vérification du code postal, par exemple, coûtent généralement plus cher, et si vous ne pensez pas qu'une telle fonctionnalité est nécessaire, vous pouvez réaliser des économies en l'éliminant. Pensez à limiter la taille de la base de données, les polices disponibles pour l'adressage et les tailles d'enveloppe inhabituelles avant d'acheter un logiciel d'adressage, afin de vous assurer d'obtenir le produit qui vous convient.