Qu'est-ce qu'un système d'information automatisé?
Un système d'information automatisé est simplement un système permettant de traiter les informations en vue de leur collecte et de leur distribution par le biais d'une série de processus automatisés. Le système nécessite souvent très peu d'interaction humaine autre que la configuration et la maintenance. Le système d’information automatisé est souvent utilisé pour accéder à des informations et les envoyer à des particuliers. Les gouvernements, les bibliothèques et les entreprises privées font partie des systèmes d’information automatisés.
L'utilisation d'un système d'information automatisé, également appelé système de gestion automatisée de l'information, peut être très bénéfique à la fois pour les institutions gouvernementales et les entreprises privées. Le processus de diffusion rapide des informations via un système automatisé permet d’économiser de nombreuses heures de travail fastidieux, offrant ainsi des économies de coûts à l’entité ayant besoin de faire distribuer ces informations. Ce type de système peut tout faire, de rappeler aux gens quand un projet de loi est dû à un avertissement concernant une situation potentiellement grave.
Le système Amber Alert est un exemple de système d’information automatisé que beaucoup de gens aux États-Unis connaissent bien. Ce système est un réseau national automatisé pour alerter les individus d’un éventuel enfant enlevé. Le système peut être ajusté pour que les informations soient envoyées dans une zone géographique limitée où l'enfant est susceptible de se trouver. En quelques minutes, il peut être affiché ou diffusé sur des panneaux de signalisation, la télévision et la radio, des courriers électroniques, des appels téléphoniques et même des messages texte sur des téléphones portables. L'utilisation d'individus pour diffuser cette information serait non seulement très coûteuse, mais elle ferait également perdre un temps précieux, permettant ainsi à l'auteur éventuel de s'échapper avec l'enfant.
Un système informatisé de bibliothèque est un système particulièrement utile pour ceux qui recherchent des documents spécifiques de la bibliothèque. Le catalogue de cartes complet d'une bibliothèque est souvent disponible à la fois dans la bibliothèque elle-même, via le réseau de la bibliothèque, et en ligne. Dès que les livres sont numérisés, ils seront immédiatement indiqués comme étant disponibles, sans que le bibliothécaire ait à travailler. Les capacités en ligne de ce type de système d’information automatisé sont particulièrement pratiques pour l’utilisateur de la bibliothèque. Il n'est pas nécessaire d'aller à la bibliothèque, seulement pour être déçu si le matériel souhaité n'est pas disponible, car il peut être vérifié directement à la maison.
Dans les entreprises privées, un système d’information automatisé pourrait également être très important, notamment en ce qui concerne les ventes et la satisfaction des clients. Par exemple, ceux qui mènent des campagnes de marketing de masse par téléphone peuvent utiliser ces systèmes pour suivre leurs clients. Certains systèmes d’information automatisés composeront non seulement le numéro, mais pourront également fournir l’ensemble du discours de vente. Dans d'autres cas, le téléphone qui sonne sera directement dirigé vers un agent de marketing en direct. Un système d'information automatisé peut également suivre les heures des employés et la paie.