Qu'est-ce qu'un répondeur automatique?
Un répondeur automatique est un programme qui génère automatiquement une réponse lorsqu'il reçoit des informations. L'utilisation classique des répondeurs automatiques se trouve dans la gestion des e-mails, mais ces programmes sont également disponibles sur les sites Web. Ce type de programme peut être un outil très utile et puissant pour tout, du marketing Internet à la gestion des admissions dans une université. De nombreuses personnes ont rencontré une version du répondeur à un moment de leur vie.
Les premières versions de ces programmes étaient conçues pour renvoyer les erreurs lorsqu'un courrier électronique ne pouvait pas être envoyé, afin d'avertir l'expéditeur d'un problème. Après plusieurs tentatives du système de distribution du courrier, le répondeur automatique était invité à contacter l'expéditeur pour lui dire que le courrier électronique n'avait pas été remis. La cause de l'erreur peut également être détaillée, de sorte que l'expéditeur sache pourquoi l'erreur s'est produite et comment elle pourrait être évitée à l'avenir.
Ce concept a également commencé à être adopté par les personnes qui souhaitaient envoyer des réponses instantanées lorsqu'elles recevaient des courriers électroniques afin de permettre aux expéditeurs de savoir que le courrier électronique avait été reçu et qu'une réponse pouvait être attendue. Ces répondeurs automatiques sont couramment utilisés sur les sites du service clientèle pour informer les personnes que leurs demandes ont été reçues et qu'elles seront traitées dans un délai déterminé. Cette technique est également utilisée dans le marketing, de sorte que lorsque quelqu'un tente de contacter, ce contact est immédiatement renvoyé et renforcé.
Les personnes peuvent également utiliser des répondeurs automatiques pour gérer leur courrier électronique lorsqu'ils sont absents du bureau ou indisponibles. Pendant les vacances, de nombreuses personnes configurent leurs répondeurs automatiques de manière à ce que les expéditeurs sachent, lorsqu’ils reçoivent des courriels, pourquoi une réponse personnelle ne sera pas immédiatement fournie. Les personnes particulièrement soucieuses de répondre aux courriers électroniques et aux demandes peuvent activer le répondeur automatique quand ils ne sont pas disponibles, même brièvement, lors d'une réunion ou d'un déjeuner.
Des programmes basés sur le contenu sont également disponibles. Par exemple, lorsque quelqu'un souhaite se désabonner d'une liste de diffusion, le serveur génère un répondeur automatique pour confirmer que le nom et l'adresse électronique de cette personne ont été supprimés. Ces répondeurs automatiques basés sur le contenu permettent aux utilisateurs de se concentrer sur les courriels et les problèmes qui doivent être résolus personnellement, permettant ainsi de gagner du temps au bureau. Les programmes sur les sites Web remplissent souvent la même fonction, guidant les utilisateurs dans les requêtes de base pour savoir si le répondeur peut aider avant qu'une personne réelle ait besoin de s'impliquer.