Qu'est-ce qu'un logiciel d'imagerie documentaire?
Le logiciel d'imagerie documentaire est une application utilisée dans la gestion de documents pour convertir des documents papier au format numérique. Les scanners sont utilisés pour saisir les informations sur le document. Le logiciel de création d'image nomme et enregistre généralement les documents, utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les rendre consultables et modifiables, puis les classe. Le logiciel d'imagerie documentaire peut être intégré à des périphériques multifonctions (MFP) afin que le logiciel puisse gérer les documents au fur et à mesure de leur numérisation.
Souvent, le logiciel de création d'image de document comprend des fonctionnalités intégrées pour rationaliser et contrôler l'édition des documents stockés. Certaines applications incluent la possibilité d'extraire un document pour s'assurer qu'un seul utilisateur peut modifier un document à la fois. Le logiciel peut également faciliter les processus d'approbation afin que les modifications ne soient pas appliquées aux documents avant leur approbation par les administrateurs spécifiés.
Le logiciel est généralement livré avec sa propre interface utilisateur graphique pour stocker et localiser les fichiers. Les interfaces peuvent inclure des fonctionnalités de glisser-déposer et incorporer parfois des moteurs de recherche similaires à ceux utilisés pour la recherche sur Internet afin que les utilisateurs puissent localiser rapidement et facilement les fichiers. Les documents stockés dans le logiciel peuvent être imprimés, envoyés par courrier électronique et télécopiés numériquement. Certains logiciels permettent aux utilisateurs d’annoter des documents à l’aide de fonctions de commentaires intégrées.
Les logiciels d’imagerie documentaire permettent souvent d’intégrer des documents à d’autres programmes. Les documents peuvent être enregistrés au format de document portable (PDF) et compatibles avec Microsoft® Office, et les images peuvent être exportées dans des formats tels que jpeg et tiff. Les données peuvent également être copiées et collées dans des documents de traitement de texte et des tableurs.
De nombreuses entreprises utilisent un logiciel d'imagerie documentaire pour ses fonctionnalités de sécurité. Les utilisateurs peuvent se voir autoriser ou refuser l'accès à certains fichiers en fonction de leur niveau de privilège. Ils peuvent également être verrouillés en vue de leur modification. Les modifications peuvent nécessiter une approbation avant d'être appliquées à des documents. En plus d'assurer la sécurité en contrôlant l'accès aux documents et leur modification, les logiciels d'imagerie documentaire offrent une sécurité professionnelle, car les fichiers numériques, contrairement aux documents papier, peuvent être sauvegardés facilement et régulièrement. Cela permet aux entreprises de protéger leurs documents en cas d'événements catastrophiques tels qu'un incendie ou une inondation.
Le logiciel d'imagerie numérique présente également plusieurs autres avantages. En plus d'offrir une sécurité accrue, les fichiers numériques permettent de gagner de l'espace de stockage. Les fichiers informatiques sont plus facilement accessibles et plus faciles à partager que les documents papier, en particulier pour les grands groupes de travail dispersés. Un logiciel qui inclut des fonctionnalités de classement automatique peut également réduire les coûts administratifs. Étant donné que la plupart des documents sont finalement utilisés de manière électronique, les classer et les stocker au format électronique assure la continuité, consolide les flux de travail et permet de gagner du temps.