Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des informations?
La gestion du cycle de vie des informations est le nom donné aux stratégies et aux politiques utilisées par une entreprise pour gérer et organiser les informations numériques. C'est l'évolution moderne des stratégies utilisées pour gérer les données physiques telles que celles stockées sur papier, film et autres supports physiques. Une donnée subit cinq phases de gestion du cycle de vie des informations. Ce sont la création, la distribution, la maintenance, l'utilisation et la disposition.
Avec la gestion du cycle de vie des informations, le déplacement et le stockage d’une donnée donnée sont contrôlés à partir du moment où ils sont créés jusqu’à ce qu’ils cessent d’être utiles. Cela se produit généralement dans un contexte commercial, bien que la gestion du cycle de vie des informations puisse également être utilisée pour conserver des données à des fins gouvernementales ou autres. La politique de gestion du cycle de vie des informations d'une entreprise est dictée par les objectifs généraux de l'organisation et est étroitement liée à ses politiques générales en matière de technologie de l'information.
Le processus commence par la création ou la réception d'une nouvelle information. Les données peuvent être créées en interne, par exemple lorsqu'un comptable prépare un budget pour l'organisation, ou peuvent être reçues d'une personne extérieure à l'entreprise. Cela peut inclure des formulaires, de la correspondance ou des rapports.
L'information est ensuite distribuée. Au niveau interne, les données sont transmises aux travailleurs et aux dirigeants de l'entreprise qui peuvent en avoir besoin pour prendre des décisions stratégiques. Les données peuvent également être distribuées en externe aux fournisseurs, aux clients ou aux actionnaires.
Ensuite, les informations peuvent être utilisées pour aider à prendre des décisions commerciales ou guider la politique de l'entreprise. Tout au long du processus d'utilisation et de distribution, les informations doivent être conservées. La maintenance inclut le classement, la récupération et le transfert des informations. Pour que les informations soient utiles, l'entreprise doit les organiser dans un ordre prédéterminé et disposer d'un système pour les gérer. Les processus de suivi des données en cours d'utilisation font également partie de l'étape de maintenance.
Enfin, les informations sont éliminées. Telle est la politique établie pour le traitement des informations devenues de moins en moins utiles. L'accès à ces données est moins fréquent et peut avoir déjà satisfait aux exigences de conservation définies par les règles gouvernementales ou organisationnelles.
Dans un système bien organisé de gestion du cycle de vie des informations, les données passent facilement par ces cinq étapes. Une exception est lorsque l'entreprise est impliquée dans une action en justice. Dans ce cas, certaines données peuvent être gelées ou supprimées du flux de données général jusqu'à ce que la question juridique puisse être résolue.