Qu'est-ce que la gestion de l'impression?
La gestion de l'impression peut avoir plusieurs définitions. Cela peut être décrit comme le contrôle, la maintenance et la surveillance d'un environnement d'impression et de ses niveaux de productivité. Généralement, un administrateur impliqué dans la gestion de l'impression peut gérer toutes les imprimantes de son réseau. Il reçoit des mises à jour en temps réel sur les imprimantes et le réseau sur lequel elles fonctionnent. En substance, il peut gérer de nombreuses imprimantes et leurs environnements à partir d’un seul ordinateur. Si l'administrateur ne participait pas aux activités de gestion des imprimantes, il pourrait être amené à s'occuper de chaque ordinateur individuellement.
La gestion de l'impression vise à fournir aux entreprises et aux organisations les outils nécessaires pour tirer le meilleur parti de leurs ressources. L'espace, le matériel, les logiciels et le temps (comme les délais) sont tous pris en compte lors de la tentative de rationalisation des opérations d'impression. Les propriétaires d’entreprise peuvent choisir de sous-traiter leurs activités de gestion de l’impression et de suivre les conseils de professionnels fournissant des services de gestion de l’impression. Par exemple, un service de gestion d'impression tiers peut évaluer les processus d'impression d'une entreprise et proposer des suggestions telles que des mises à niveau matérielles et logicielles, la délocalisation d'équipements ou l'ajout d'un employé pour accroître la productivité.
Les rapports fournis par les activités de gestion d'impression de base peuvent aider un administrateur à se tenir au courant de ce qui se passe dans son environnement d'impression. Si un administrateur identifie des activités qu'il pense susceptibles de contribuer ultérieurement à un problème, il peut prendre des mesures pour modifier ces comportements dans l'environnement d'impression. Par exemple, un administrateur qui constate un gaspillage de papier peut imposer des limites d’impression ou obliger les utilisateurs à utiliser les options permettant une impression recto verso.
La gestion de l'impression peut également aider un administrateur dans ses efforts de dépannage. Des notifications et des scripts peuvent être envoyés à distance via le système pour résoudre les problèmes. La portée de ces problèmes peut aller de simples changements de toner et de papier à des défaillances du système. Étant donné que les petits problèmes sont résolus avant de devenir des problèmes plus importants, le besoin d'assistance technique majeure peut être réduit.
Outre la rationalisation des opérations, la gestion de l’impression peut permettre d’économiser de l’argent et d’accroître la productivité d’une entreprise ou d’une organisation. Par exemple, les activités de gestion d'impression bénéfiques incluent celles qui réduisent les déchets et minimisent le nombre de réparations nécessaires pour maintenir un environnement d'impression opérationnel. Pour bénéficier pleinement des avantages de la gestion de l’impression, des modifications devront être apportées en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.