Qu'est-ce qu'un logiciel d'achat?
Il existe deux principaux types de logiciels d’achat: les achats électroniques et la gestion logistique. Les logiciels d'approvisionnement font généralement partie d'une solution ERP ou d'un progiciel de comptabilité. La plupart des fournisseurs de logiciels offrent une solution entièrement intégrée qui intègre l'activité d'achat dans le système comptable. L'avantage de ce type de logiciel est la capacité de rendre compte avec précision de tous les engagements financiers à tout moment.
L'achat ou l'achat est toute activité liée à l'acquisition de biens et de services destinés à être utilisés par l'entreprise. Un système d'approvisionnement standard permet aux utilisateurs de créer des demandes d'achat, des entrées de marchandises, des commandes d'achat et des factures. Les retours de marchandises, les avoirs et la confirmation de livraison sont des options souvent incluses dans ce type de logiciel. Le meilleur logiciel d'approvisionnement inclut une fonctionnalité de reporting importante, des flux de travaux d'approbation automatisés et un suivi des engagements.
L'approvisionnement électronique, ou achat électronique, est un logiciel d'approvisionnement utilisé pour acheter des biens auprès d'autres fournisseurs via leurs sites Web. En règle générale, l'utilisateur se connecte à une solution d'approvisionnement électronique interne connectée au logiciel de comptabilité. L'utilisateur peut choisir parmi une liste de fournisseurs approuvés et parcourir leurs catalogues de produits. Lors de la sélection des produits, les articles sont notés dans le logiciel d'approvisionnement électronique.
L'utilisateur est tenu d'affecter les comptes internes aux articles du panier. Le processus d'approbation interne est ensuite déclenché, généralement avec des e-mails automatiques ou des outils associés. Après approbation, un bon de commande électronique est envoyé au fournisseur. Lorsque les articles sont reçus, l’utilisateur se reconnecte dans le système d’approvisionnement électronique pour traiter l’entrée de marchandises.
Le processus de facturation électronique permet aux entreprises approuvées de soumettre leurs factures directement au client par voie électronique. La plupart des systèmes utilisent un processus automatique pour garantir que seules les commandes reçues sont soumises à paiement. D'autres entreprises exigent que chaque facture soit examinée et approuvée manuellement avant d'être traitée pour le paiement.
Les logiciels d'approvisionnement électronique ont connu une croissance considérable au cours des cinq dernières années et devraient continuer de croître. Les institutions qui mettent en œuvre les achats électroniques disposent d’économies importantes. Les économies sont à la fois des économies substantielles dues au temps réduit de traitement des factures et des économies modérées du fait du temps réduit requis par le personnel pour traiter une commande. Le logiciel d'approvisionnement standard est un mécanisme de contrôle couramment utilisé pour suivre les dépenses, surveiller les prix facturés par les fournisseurs et garantir le respect de la politique.