Qu'est-ce que le logiciel d'approvisionnement?
Il existe deux principaux types de logiciels d'approvisionnement: l'approvisionnement électronique ou la gestion de la logistique.Le logiciel d'approvisionnement fait généralement partie d'une solution de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou d'un package de comptabilité.La plupart des fournisseurs de logiciels offrent une solution entièrement intégrée qui intègre l'activité d'achat dans le système comptable.L'avantage de ce type de logiciel est la possibilité de signaler avec précision tous les engagements financiers à tout moment.
L'approvisionnement ou l'achat est toute une activité liée à l'acquisition de biens et de services à utiliser par l'entreprise.Un système d'approvisionnement standard permet aux utilisateurs de créer des réquisitions d'achat, des reçus de marchandises, des bons de commande et des factures.Les rendements des marchandises, les mémos de crédit et la confirmation de livraison sont des options souvent incluses dans ce type de logiciel.Le meilleur logiciel d'approvisionnement comprend des fonctionnalités de rapport importantes, des flux de travail d'approbation automatisés et un suivi de l'engagement.
L'approvisionnement électronique, ou procurement électronique, est un logiciel d'approvisionnement utilisé pour acheter des marchandises auprès d'autres fournisseurs via leurs sites Web.En règle générale, l'utilisateur se connecte à une solution d'approvisionnement électronique interne connectée au logiciel de comptabilité.L'utilisateur peut sélectionner dans une liste de fournisseurs approuvés et parcourir ses catalogues pour les produits.Lors de la sélection des produits, les articles sont notés dans le logiciel d'approvisionnement électronique.
L'utilisateur est tenu d'attribuer les comptes internes aux articles du panier.Le processus d'approbation interne est ensuite déclenché, généralement avec des e-mails automatiques ou des outils connexes.Après approbation, un bon de commande électronique est envoyé au fournisseur.Lorsque les articles sont reçus, l'utilisateur se repose dans le système d'approvisionnement électronique pour traiter la réception des marchandises.
Le processus de facturation électronique permet aux entreprises approuvées de soumettre leurs factures directement au client électroniquement.La plupart des systèmes ont un processus automatique pour s'assurer que seules les commandes qui ont été reçues sont soumises pour paiement.D'autres entreprises exigent que chaque facture soit examinée et approuvée manuellement avant d'être traitée pour le paiement.
Le logiciel d'approvisionnement électronique a connu une croissance énorme au cours des cinq dernières années et devrait continuer de croître.Il existe des économies importantes à la disposition des institutions qui mettent en œuvre les achats électroniques.Les économies sont à la fois des économies en dollars dures en raison de la réduction du temps pour traiter les factures et des économies en dollars doux en raison de la réduction du temps du personnel requise pour traiter une commande.Le logiciel d'approvisionnement standard est un mécanisme de contrôle couramment utilisé pour suivre l'activité des dépenses et surveiller les prix que les fournisseurs facturent, ainsi que pour garantir que la politique est suivie.