Qu'est-ce que la téléconférence Web?
En tant que moyen d'ajouter des données visuelles à une audioconférence, la téléconférence Web offre un moyen relativement peu coûteux de créer un environnement de travail virtuel avec des personnes de toute la ville ou du monde entier. Voici quelques notions de base sur la technologie, les options et les applications de conférence Web.
Envisagée comme un service complémentaire aux audioconférences, la conférence Web est apparue sur le marché de masse au cours des années 1990. Auparavant, la téléconférence Web était considérée comme un service haut de gamme que seules les entreprises et les organisations les plus prospères pouvaient se permettre. Cependant, les progrès technologiques de la fin des années 1980 ont clairement montré qu'Internet pouvait prendre en charge un environnement de partage de présentation simple qui serait un moyen idéal pour partager des graphiques, des feuilles de calcul et d'autres données avec des personnes tout en utilisant des audioconférences pour la communication verbale.
Les premières conférences Web reposaient essentiellement sur le téléchargement et la mise en cache d'une application sur le disque dur de chaque personne appelée à participer à une réunion Web. Le téléchargement inclurait les fichiers qui seraient utilisés pendant la réunion. En réalité, l'initiateur ou le responsable de la conférence accéderait à ces fichiers pendant la conférence et contrôlerait leur affichage pendant la réunion.
Cependant, de nombreuses personnes se sont opposées à cette approche, les informations confidentielles étant désormais hébergées sur plusieurs disques durs. Le responsable de la conférence a dû compter sur la générosité des participants pour supprimer les fichiers sensibles du disque dur après la réunion. Au fil du temps, la technologie a été améliorée pour permettre la suppression automatique des fichiers une fois la conférence terminée. À ce jour, il existe encore des fournisseurs de téléconférences Web qui exigent que les participants se connectent au moins trente minutes avant les réunions en direct et effectuent ce processus de téléchargement.
Au début des années 90, des solutions alternatives aux présentations Web ont commencé à apparaître. Un type de service reposait fortement sur l'utilisation d'outils de création de partage de présentation, tels que PowerPoint. Avec ce type de conférence Web, le responsable télécharge une présentation de diapositives sur le serveur du service de conférence Web. Les diapositives ont été converties en diapositives HTML de base et enregistrées sur le serveur du fournisseur. À l'aide des informations de connexion, le responsable a pu se connecter et activer une réunion, en choisissant parmi une liste de présentations enregistrées à partager avec les participants. Cette approche a beaucoup d'attrait pour les personnes qui voyagent et ne peut pas toujours être à son ordinateur pour diriger la réunion. Tant que la présentation a été téléchargée à l'avance sur le service de téléconférence Web, tout ordinateur doté d'une connexion Internet et d'un lecteur multimédia suffit.
Pour les participants, cette nouvelle forme de conférence Web a éliminé la mise en cache de tous les fichiers sur leurs disques durs. Tout ce dont ils avaient besoin pour participer était une URL vers la page de connexion et un mot de passe. Depuis que la présentation a été convertie en diapositives HTML de base, les participants n’avaient besoin que d’un lecteur multimédia pour visionner les présentations. Il n'y avait aucune connexion tôt pour télécharger quoi que ce soit. Les conférences Web sont devenues un peu plus propres pour tout le monde.
Au fil des ans, la conférence informatique Web est devenue plus conviviale, même si de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées. Le streaming audio permet aux participants d'écouter l'audio lorsqu'ils regardent les présentations aujourd'hui. La plupart des outils de conférence Web actuels permettent non seulement la visualisation de documents, mais également la possibilité pour le responsable de céder le contrôle afin que les participants puissent travailler ensemble sur une lettre, une feuille de calcul ou une présentation.
Les capacités de message sur de nombreux systèmes de conférence Web permettent aux participants d'envoyer un message privé au responsable, qui peut répondre en privé ou publier le message à l'ensemble du groupe pour discussion. Les listes de présence du responsable et des participants permettent à chacun de voir qui est actuellement dans la conférence, quand les personnes rejoignent la conférence et combien de temps dure la présence dans la réunion de présentation Web. Les capacités d'enregistrement permettent de synchroniser la voix et les éléments visuels dans un enregistrement permanent que le chef de file peut partager avec d'autres à une date ultérieure.
La téléconférence Web s'est avérée être un outil utile et rentable pour de nombreuses entreprises et organisations de toutes tailles. Le produit étant doté de fonctionnalités supplémentaires dans les années à venir, il constituera sans aucun doute un moyen encore plus utile de communiquer avec des personnes du monde entier.