Qu'est-ce qu'un logiciel de workflow?
Le logiciel de flux de travail permet à un ordinateur de réaliser tout son potentiel - d’effectuer un travail pour l’utilisateur afin qu’il puisse s’acquitter d’autres tâches importantes. Ce logiciel comporte de nombreuses fonctionnalités, et certaines des tâches informatiques les plus courantes sont exécutées.
L'un des avantages du logiciel de flux de travail est qu'il permet de gagner du temps, en automatisant des routines et des sous-routines sur lesquelles il consacrerait autrement du temps, telles que la saisie de données et le filtrage des e-mails. Le logiciel peut être configuré pour traiter la saisie des données de manière à ce qu’elle s’exécute en arrière-plan, ce qui permet à l’utilisateur de se concentrer sur d’autres tâches plus importantes. Il en va de même pour le filtrage des e-mails, qui consiste à insérer des courriers électroniques dans différents dossiers en fonction d'instructions préinstallées ou installées par l'utilisateur.
Les détaillants spécialisés dans les commandes en ligne et / ou par téléphone des clients trouvent souvent leur compte dans les logiciels de flux de travail. Ce type d’application peut automatiser des tâches telles que le traitement des commandes, les remboursements et le suivi des marchandises, qui prennent généralement beaucoup de temps. Il peut être configuré pour gérer de telles tâches et garantir que toutes les données parviendront aux bons endroits. L’utilisation du logiciel présente un autre avantage: la possibilité d’éviter les erreurs humaines qui se produisent inévitablement dans les tâches commerciales.
Avec la popularité croissante des communications électroniques, de plus en plus d’employés envoient et reçoivent des courriels, des fax et des images numériques. Les scanners sont souvent utilisés pour créer de tels fichiers numériques. Le logiciel de flux de travail peut également aider ici en automatisant le processus de numérisation et d’envoi. Un utilisateur peut configurer son logiciel pour ce faire en désignant un dossier d' analyse , par exemple, et en demandant au programme d'analyser tout ce qui est placé dans le dossier et de joindre le résultat à un courrier électronique. Dans certains cas, un utilisateur peut même numéroter les fichiers et désigner les adresses électroniques correspondantes. Il n'a donc pas besoin de passer du temps à traiter chaque courrier individuel.
Une autre tâche utile effectuée par ce type de logiciel est la conversion de fichier. L'un des types de conversion de fichier les plus populaires de nos jours est la création de fichiers PDF à partir de n'importe quel autre type de fichier. Adobe®, le créateur de pdf, fabrique des logiciels permettant ce type d’automatisation; d'autres applications créées par d'autres développeurs offrent le même type de fonctionnalité.