Comment choisir les meilleurs consultants en ingénierie?
La détermination des meilleurs consultants en ingénierie pour un projet est facilitée si des procédures de gestion de projet formelles sont suivies pendant le processus de sélection. Des consultants en ingénierie sont embauchés pour un large éventail de tâches allant des activités de recherche appliquée à la conception et à la construction de grandes installations. Les services des consultants sont acquis par la préparation d’un appel d’offres (RFP) et l’évaluation ultérieure des réponses. Le processus de demande de propositions, qui peut également être rédigé par des consultants, doit être géré par des personnes bien qualifiées dans leur domaine et connaissant les résultats souhaités. Les mesures de contrôle de la qualité exigent que l'équipe de sélection évalue les références de travail antérieures des principaux candidats au poste.
Les procédures de gestion de projet suivies par l’équipe de sélection incluent la préparation en temps voulu de la DP, la mise en place d’un moyen de communication avec les soumissionnaires intéressés et d’un mécanisme permettant ou interdisant des travaux supplémentaires ou une approche différente de la part du soumissionnaire. En outre, les planificateurs doivent communiquer leur calendrier de soumission et d’analyse des réponses. Souvent, mais pas toujours, les critères d'évaluation sont également révélés.
La demande de proposition est le document qui transmet le projet aux consultants en ingénierie intéressés. L'étendue des travaux est l'élément le plus décisif de la DP et du processus de sélection dans son ensemble. Lorsque l'objectif du projet est clairement défini, les ingénieurs eux-mêmes refusent souvent de soumissionner s'ils réalisent que le projet ne relève pas de leur domaine de compétence.
La portée définit le début et la fin du projet. Il inclura ce qui est connu et inconnu du processus ou du projet, permettant aux ingénieurs de réaliser les tests ou les travaux expérimentaux à inclure dans leur proposition. Un document bien rédigé exposera les résultats du projet de manière suffisamment détaillée pour qu'il soit facile pour toutes les parties de savoir quand le projet est terminé et d'une qualité acceptable. Le reste de la demande de propositions décrira le travail à effectuer, les produits livrables, les attentes en matière de contrôle de la qualité et les dates d'échéance requises pour divers jalons.
Les tâches sont généralement décrites dans une hiérarchie d'objectifs et de sous-objectifs, appelés plan de répartition du travail (WBS). Le travail de rédaction d'un WBS assure aux planificateurs que le projet est complet et qu'aucun élément n'a été oublié. Les soumissionnaires utilisent le WBS comme moyen facilement compréhensible de présenter leur réponse et une liste de contrôle de complétude.
Le comité de sélection doit évaluer les candidats sur plus que les documents écrits pour s'assurer que les meilleurs consultants en ingénierie sont choisis. Les projets antérieurs de nature similaire, s’ils sont disponibles, devraient être étudiés afin de déterminer la capacité des consultants à fournir des résultats rapides et de grande qualité. De nombreux projets intègrent des points d’évaluation intermédiaires pour déterminer si les résultats sont conformes aux objectifs. Des incitations sont parfois appliquées pour favoriser le respect des horaires.
Une fois le processus de demande de propositions terminé, le projet ne sera pas nécessairement attribué. Plusieurs fois, la direction découvre que des liens manquants dans le projet sont apparus lors de l'examen des réponses. L'examen du projet par plusieurs équipes d'experts non impliquées peut permettre de mettre en évidence des lacunes ou des informations manquantes. Parfois, les meilleurs consultants en ingénierie sont découverts en lisant la réponse qui énumère les données incomplètes ou les mauvaises hypothèses de la DP initiale.