Que sont les dossiers de maintenance?
Les dossiers de maintenance sont des notes écrites fournissant une documentation sur la maintenance d'un équipement donné. Cette documentation peut s'avérer utile pour diverses entreprises, des grandes installations industrielles aux petites entreprises de tonte de gazon. Ces enregistrements sont particulièrement utiles pour la gestion de la maintenance car ils aident les entreprises à s'assurer que leurs équipements sont maintenus en bon état. En outre, ils offrent aux entreprises un moyen de gérer et de suivre les dépenses de réparation et d’entretien préventif.
L'utilisation des relevés de maintenance est particulièrement importante dans un environnement d'usine, où un grand nombre de machines coûteuses sont utilisées quotidiennement. Ces enregistrements peuvent vous aider à vous assurer que tous les travaux de maintenance des équipements ou des installations ont été effectués de manière à garantir le bon fonctionnement des installations. Par exemple, un journal de maintenance détaillant les réparations ou l’entretien de maintenance peut être conservé sur une machine d’usine. Ce journal peut aider à éviter les accidents ou les arrêts d’usines résultant d’un équipement défectueux.
Quel que soit le type d’entreprise, la gestion des enregistrements de maintenance peut être importante pour plusieurs raisons. Par exemple, un programme de maintenance peut s'avérer très utile pour aider les techniciens de maintenance à diagnostiquer des problèmes récurrents avec une machine ou un véhicule. En outre, de bons dossiers aident les chefs de service et les employés à s'assurer du bon fonctionnement des équipements conformément aux garanties du fabricant. Les dossiers de maintenance aident également les entreprises à suivre le moment où une pièce d'équipement doit faire l'objet d'une maintenance préventive. Si une entreprise est poursuivie pour un équipement défectueux, les dossiers de maintenance peuvent être essentiels pour appuyer le dossier de l'entreprise.
L’élaboration d’un plan de relevés de maintenance nécessite une entreprise qui dresse d’abord un inventaire de tous ses équipements. Tout article devant être inspecté ou réparé périodiquement devrait être inclus dans cette liste et se voir attribuer un numéro de suivi. Par exemple, les machines, véhicules, outils et autres appareils doivent être enregistrés. Un logiciel de maintenance peut s'avérer utile pour aider les entreprises à organiser toutes ces informations. Que ces données soient documentées électroniquement ou sur papier, une copie de sauvegarde doit toujours être conservée.
Une fois l'inventaire terminé, il est tout simplement nécessaire de mettre à jour les dossiers de maintenance chaque fois que des travaux sont effectués sur un équipement. En règle générale, les enregistrements doivent indiquer quel type de travail a été effectué et à quel moment, ainsi que les personnes qui ont effectué le travail. En outre, lors de toute inspection ou test de l'équipement, le registre de maintenance doit indiquer si l'inspection ou les tests ont suivi les directives du fabricant et les procédures d'exploitation de la société. Les dépenses relatives à la main-d'œuvre et aux pièces doivent également être documentées afin d'aider les départements à établir des prévisions budgétaires.