Que sont les documents d'expédition?
Également appelés documents de transport, les documents d'expédition sont des documents juridiques utilisés dans le processus de transport de marchandises d'un lieu à un autre. Les documents d'expédition sont requis pour le transport légal de marchandises dans un contexte national ainsi que pour l'expédition internationale de tous types. Les documents exacts nécessaires à la gestion de l’expédition et de la livraison des marchandises varieront en fonction des réglementations et des normes en vigueur au point de départ de l’expédition et de la destination, ainsi que de tout point intermédiaire où les marchandises doivent être enregistrées et inspectées.
Le connaissement est l’un des documents d’expédition les plus élémentaires. Utilisé dans les efforts d'expédition nationaux et internationaux, ce document est souvent délivré par le transporteur ou par un mandataire du transporteur. Dans certains pays, l’expéditeur peut établir le connaissement à l’avance, à condition que le document soit conforme aux réglementations nationales en matière de transport maritime et aux normes du transporteur. Bien que les détails contenus dans le document varient, la plupart identifieront l'expéditeur et le destinataire, en fournissant les coordonnées de base des deux parties. Une description des marchandises incluses dans l'envoi est également fournie, ainsi que les quantités de chaque produit dans l'envoi et le poids total de l'envoi. Les transporteurs incluront généralement des données concernant l'enlèvement de l'envoi, la date de livraison prévue, ainsi que des informations sur les frais d'expédition, notamment si ces frais sont payés d'avance ou à percevoir.
La liste de colisage est un autre exemple des documents d'expédition de base qui sont systématiquement inclus dans les documents accompagnant une expédition. Ce document permet souvent au destinataire de vérifier que les éléments identifiés sur le connaissement ont bien été livrés au destinataire. Les politiques de certains services d'expédition et de réception exigent que seules les expéditions accompagnées d'une liste de colisage ou d'un bordereau puissent être acceptées.
Avec les envois internationaux, plusieurs autres types de documents d'expédition sont probablement nécessaires. Un certificat d'origine établit l'origine de l'envoi et indique qui est responsable de la préparation des marchandises. Un certificat d'assurance documente la couverture acquise pour protéger l'envoi en cours de route, protégeant ainsi efficacement les intérêts de l'expéditeur et du destinataire. Les documents de douane sont nécessaires pour permettre aux marchandises de quitter le pays d'origine et d'être reçues dans le pays de résidence du destinataire. Si l'envoi doit transiter par plusieurs pays, les documents de douane doivent respecter les normes imposées par chaque port ou point d'arrêt du trajet.
Les documents d'expédition sont importants pour protéger toutes les parties impliquées dans le processus d'expédition. En respectant les règles d'expédition applicables, il est possible de s'assurer que les commandes sont correctes, livrées à temps, emballées de manière conforme aux normes d'expédition et que les tarifs appliqués pour le processus d'expédition sont compatibles avec: tout contrat existant entre l'expéditeur et le transporteur. Lorsque l’un des documents d’expédition requis par la loi n’est pas préparé correctement, il existe un risque réel que l’envoi soit retardé jusqu’à ce que les erreurs soient corrigées ou que les documents de remplacement soient préparés et envoyés au lieu où l’envoi est temporairement stocké.