Quels sont les différents types de suivi des connaissements?
Le suivi des connaissements permet de connaître l'état actuel des envois expédiés par bateau, train de marchandises, transport aérien et terrestre. Les entreprises et les particuliers utilisent des systèmes de suivi pour vérifier si un envoi a bien été réceptionné ou pour récupérer l'heure d'arrivée estimée. La plupart des systèmes de suivi sont pilotés par des serveurs de base de données informatisés, des dispositifs de numérisation portables et des outils d'état basés sur le Web. Les connaissements peuvent être localisés à l'aide d'un numéro de connaissement (BL), d'un numéro de conteneur, du nom du navire ou d'un numéro de réservation.
Le BL ou le numéro d'expédition est l'un des types de suivi des connaissements les plus couramment utilisés. Ce numéro est généralement attribué par un ordinateur lorsqu’une facture d’expédition est générée. Le numéro figure sur l'étiquette d'expédition et peut être affiché sous forme de code à barres numérisé par les ordinateurs de poche. Chaque fois que l'envoi passe par un centre de distribution ou est placé sur un véhicule de transport, le code à barres est balayé pour fournir une mise à jour.
Les sociétés de transport et les transporteurs utilisent généralement un numéro BL pour attribuer un identifiant unique à un seul envoi ou colis. Lorsque les marchandises sont commandées et expédiées en vrac, elles peuvent être regroupées dans des conteneurs distincts. Par exemple, les pièces automobiles peuvent être transportées sur un navire de transport devant livrer plusieurs conteneurs à un seul port. Un réseau de chaîne d'approvisionnement est souvent en mesure de déterminer le moment où la commande d'un client arrivera en suivant le numéro du conteneur auquel les marchandises sont affectées.
Les marchandises et les envois peuvent également être suivis par le transporteur ou le nom du véhicule. Avec ce type de suivi de connaissement, le nom ou le numéro du véhicule transportant un groupe d’envois particulier est utilisé. Par exemple, le nom du navire ou un numéro de vol peuvent être entrés dans le système de suivi pour obtenir l'état actuel. La plupart des systèmes de suivi informatisés indiquent qui est actuellement en possession de l'envoi, y compris le nom du transporteur et le numéro de l'opérateur du véhicule.
Les numéros de réservation sont un type de suivi de connaissement utilisé dans certains pays et certaines régions. Ils sont similaires à un BL ou à un numéro de suivi identifiant des colis individuels. Les numéros de réservation et BL peuvent contenir une série de chiffres et de lettres et sont rarement réutilisés. Ils constituent un moyen pratique pour les entreprises de vérifier que le destinataire a bien reçu une commande et d'éviter les pertes financières dues à des réclamations concernant des biens perdus.
La majorité des transporteurs maritimes fournissent des applications Web qui permettent aux clients de vérifier l'état actuel d'un envoi en ligne. Ces outils constituent une partie importante d’un système de suivi des connaissements car ils génèrent automatiquement des statuts par numéro ou par nom. Certaines entreprises commencent à intégrer la technologie RFID (identification par radiofréquence) à des systèmes de suivi de la distribution, ce qui renforce l'idée d'utiliser des numéros d'identification uniques pour suivre l'emplacement des marchandises.