Qu'est-ce qu'un fichier de détail?
Un fichier de détail est un fichier informatique qui enregistre un événement ou une transaction survenu. Pour cette raison, il s’appelle également fichier de transaction. Les fichiers de détail sont composés d’une série de champs d’information qui constituent un enregistrement informatique. Les champs peuvent souvent être utilisés pour parcourir toute la collection de fichiers de détail créés. Les fichiers de détail ont généralement un champ clé qui peut être utilisé comme critère de recherche, tel qu'un numéro d'employé, un numéro de compte client, une date ou un autre élément d'information important.
Un ensemble de fichiers de détail ou d’enregistrements de transaction est stocké et traité par un système de traitement de transaction. Chaque fichier de détail est stocké pendant une durée spécifique dans le système de traitement des transactions s'il répond à un ensemble de critères de conservation. Par exemple, le système de traitement des transactions peut être programmé pour ne conserver qu'un fichier de détail contenant un enregistrement complet dans lequel tous les champs contiennent des données valides.
Chaque fichier de détail est une information importante qui doit être extraite et traitée par le système de traitement des transactions dans le cadre des procédures d'exploitation normales d'une entreprise. Par exemple, un fichier de détail peut inclure des informations sur une transaction financière spécifique. Pour que le paiement soit effectué, le fichier de détail doit être saisi et traité. Le fichier inclurait des informations sur qui payer, combien payer et pourquoi le paiement est effectué, ainsi que sur tout autre champ que le système informatique est programmé pour capturer.
Plusieurs caractéristiques d'un fichier de détail et d'un système de traitement des transactions sont importantes pour l'efficacité du système. Les fichiers de détail doivent être conçus pour un traitement rapide, de manière à pouvoir être transmis, traités et stockés aussi rapidement que possible. Le système qui transmet les fichiers de détail doit être fiable afin qu’aucun fichier de détail ne soit perdu ou mal dirigé. Les fichiers de détail doivent être standardisés pour être efficaces; avoir la même conception pour chaque fichier de détails signifie que le système de traitement des transactions peut traiter le fichier rapidement. Enfin, les fichiers de détail ne doivent être accessibles que dans certaines circonstances afin de préserver l’intégrité de l’information.
Les fichiers de détails peuvent être traités de différentes manières. Ils peuvent être traités par lot à des heures déterminées, chaque jour, semaine ou mois. Ils peuvent plutôt être traités instantanément ou en temps réel, comme lors de transactions en ligne. Le mode de traitement des fichiers dépend des besoins de l’entreprise, des demandes et des attentes du client.