Qu'est-ce que la messagerie vocale automatisée?
La messagerie vocale automatisée est un type spécifique de système de messagerie téléphonique. Semblable à la réception de messages téléphoniques par un répondeur, la messagerie vocale automatisée envoie un message vocal sous forme numérique, sans utiliser d’équipement autonome supplémentaire. Une fois qu'un message, également appelé message vocal, est stocké sur un serveur, les destinataires visés peuvent récupérer ces messages en se connectant à un système par téléphone et en écoutant la lecture d'un enregistrement vocal.
En plus d'offrir la possibilité d'envoyer et de recevoir des messages vocaux, la messagerie vocale automatisée sert également de moyen d'acheminer les appels entrants. Tel est couramment utilisé dans les entreprises et les organisations avec plusieurs employés ou services. En offrant aux appelants de multiples options de messagerie vocale, les utilisateurs peuvent choisir comment orienter leurs appels vers les correspondants appropriés. Cela se fait en sélectionnant une ou plusieurs invites demandant aux appelants de composer les numéros correspondants sur le pavé numérique avant de transférer un appel.
Parfois appelée banque de voix, la messagerie vocale automatisée est couramment utilisée à la place d'une personne en direct affectée à répondre aux appels entrants, à prendre des messages et à router les appels. Alors que les entreprises emploient encore couramment des réceptionnistes et des téléphonistes, la messagerie vocale automatisée est souvent utilisée pour les appels après l'heure ou pour prendre des messages lorsqu'un employé s'est éloigné de son bureau. Les messages vocaux empêchent les appelants de recevoir des signaux occupés ou empêchent la sonnerie prolongée d'un téléphone lorsqu'une personne est incapable de répondre. Dans le même temps, les appelants peuvent laisser des messages concernant la nature de leur appel, ainsi que leurs meilleures informations de contact, de sorte que la raison de leur appel puisse être adressée par un appel retourné.
Outre l'utilisation professionnelle, la messagerie vocale automatisée est une fonction courante sur la plupart des téléphones cellulaires personnels et est souvent utilisée sur les systèmes de téléphonie fixe et fixe IP. Certains types de systèmes de radiomessagerie offrent également une option de messagerie vocale, tout comme les entreprises proposant des numéros de téléphone virtuels. Il n'est pas rare qu'une personne ait plus d'un périphérique ou numéro de téléphone associé à un compte de messagerie vocale associé pour collecter les messages entrants.
Alors que la messagerie vocale automatisée est principalement utilisée pour acheminer les appels et collecter les messages téléphoniques, les messages sortants peuvent également être enregistrés. De tels messages incluent généralement des demandes à un appelant de laisser un message après y avoir été invité par une tonalité spéciale, mais de nombreux messages sortants contiennent des informations pertinentes que les utilisateurs peuvent trouver utiles en affaires ou pour améliorer leurs connaissances personnelles. Les exemples incluent les messages de messagerie vocale automatisés sortants concernant des événements spéciaux, les informations sur la localisation d'un employé ou des messages importants concernant le service clientèle.