Apa itu pemrosesan faktur?

Pemrosesan faktur adalah serangkaian prosedur untuk menangani faktur untuk memastikan mereka dibayar tepat waktu.Bisnis individu biasanya memiliki sistem pemrosesan sendiri, yang melibatkan anggota staf akuntansi, serta pengawas dan personel lainnya.Perangkat lunak untuk membantu pemrosesan faktur tersedia untuk merampingkan proses, memudahkan untuk menemukan catatan, dan memberikan akses cepat ke faktur yang luar biasa saat ini.

Proses dimulai dengan pengiriman faktur berdasarkan faks, email, surat, atau sistem lain.Seorang anggota staf akuntansi perlu membuka dan meninjau faktur untuk memutuskan bagaimana melanjutkan.Ini mungkin memiliki nomor pesanan pembelian, menunjukkan bahwa orang yang bertanggung jawab atas pesanan pembelian harus memverifikasi itu.Ini dapat melibatkan memeriksa faktur terhadap barang -barang aktual yang diterima dan memverifikasi bahwa seseorang menyetujui pembelian di tempat pertama.Jika tidak ada nomor pesanan pembelian, akuntan harus memeriksa dokumen untuk menentukan jenis produk atau layanan yang sedang dibahas., dan sebagainya, membuat entri basis data yang dapat dilacak.Pengawas akuntansi dapat meminta daftar faktur yang tertunda diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo dan parameter lainnya.Setelah akuntan menyetujui pembayaran, dana dapat dikirim dengan cek, transfer dana elektronik, dan metode lainnya, menggunakan informasi vendor pada file.Jika vendor baru, departemen akuntansi mungkin perlu melakukan kontak untuk mengumpulkan informasi jika data penagihan tidak lengkap.

Perusahaan mencatat pembayaran mereka dengan cek atau nomor konfirmasi, tergantung pada bagaimana mereka mengirimkan dana, untuk membuat catatan yang menunjukkan kapan dan bagaimana mereka melakukan pembayaran.Setelah uang dikirim, departemen akuntansi dapat mencatat bahwa faktur dibayarkan dan memindahkannya dari kolom yang harus dibayar akun di buku besar mereka.Jika sengketa timbul atas pembayaran, catatan ini tersedia untuk ditinjau untuk mengetahui di mana pembayaran tersesat, dan bagaimana mengatasi masalah tersebut.

Jumlah langkah yang terlibat dalam pemrosesan faktur dapat bervariasi, tergantung pada perusahaan dan sistemnyapenggunaan.Gagal dibangun untuk menghindari masalah seperti pembayaran ganda, membayar pembelian yang tidak sah, atau gagal membayar faktur dalam persyaratan yang diberikan.Pada bisnis kecil, satu orang dapat bertanggung jawab atas pembayaran ini, sementara perusahaan besar mungkin memiliki seluruh departemen hutang yang bertanggung jawab untuk menangani semua pemrosesan faktur, untuk setiap vendor dari penyedia utilitas hingga subkontraktor yang digunakan perusahaan pada proyek tertentu.