Apa yang dilakukan resepsionis firma hukum?

Di kantor hukum, resepsionis firma hukum berinteraksi dengan klien, menyusun korespondensi, menangani file kasus dan tagihan mereka yang telah menggunakan layanan perusahaan.Sebagai wajah kantor hukum, resepsionis diharapkan melakukan tugas -tugas lain seperti menjaga area kerjanya tetap bersih untuk mewakili perusahaan secara positif.Jika resepsionis juga memiliki sertifikasi paralegal, ia dapat memberikan lebih banyak dukungan langsung kepada anggota Kantor.

Seorang resepsionis firma hukum biasanya adalah orang pertama yang ditemui klien saat memasukkan, menelepon atau mengirim email ke kantor hukum.Selanjutnya, resepsionis harus menanggapi atau merutekan panggilan atau korespondensi lainnya, menyapa klien dan memberikan informasi sebanyak mungkin.Dia juga dapat mengarahkan klien ke minuman di lobi, mengantar klien ke kantor pengacara, atau memberi tahu klien berapa lama penantiannya akan melihat pengacara jika klien tidak memiliki janji temu.Keterampilan komunikasi sosial dan verbal yang sangat baik adalah suatu keharusan untuk tugas -tugas ini.

Tugas lain yang biasanya diselesaikan oleh resepsionis firma hukum adalah penyusunan korespondensi.Beberapa korespondensi cukup sederhana, seperti menanggapi email tentang ketersediaan atau biaya pengacara.Korespondensi lain jauh lebih kompleks, seperti surat kepada pengacara atau pengadilan lain.Untuk korespondensi ini, resepsionis harus memiliki pemahaman yang memadai tentang terminologi dan peraturan hukum.

Di beberapa firma hukum, itu juga merupakan tugas resepsionis firma hukum untuk membuat, memelihara dan mengambil file kasus untuk pengacara.Seringkali ini dilakukan secara elektronik melalui basis data untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat ruang di kantor, sehingga resepsionis hukum harus nyaman menggunakan komputer dan teknologi terkait.Jika seorang pengacara membutuhkan dokumen spesifik yang dicetak dan dikumpulkan untuk referensi dan penggunaan di luar kantor, resepsionis menangani kebutuhan ini juga.Dia harus dapat melakukan ini dengan cepat, seperti jika pengacara perlu bergegas ke sidang pengadilan darurat.Banyak informasi dalam file klien bersifat rahasia, sehingga resepsionis firma hukum harus dapat menjaga file tetap aman melalui program perangkat lunak atau mekanisme lain seperti laci, kabinet atau kunci yang aman.

Beberapa pengacara juga mengharapkan resepsionis firma hukum untuk menangani penangananAspek penagihan.Ini termasuk memberikan tanda terima dan faktur, memberi tahu klien tentang biaya yang luar biasa, memberi tahu klien tentang metode pembayaran yang diterima dan menyiapkan dan memantau bank perusahaan atau akun lainnya.Jika resepsionis menemukan kesalahan penagihan, ia harus mengambil langkah -langkah untuk memperbaiki kesalahan seperti mengeluarkan cek pengembalian dana atau menawarkan kredit kepada klien.

Mirip dengan resepsionis lain, resepsionis firma hukum diharapkan untuk menyelesaikan tugas lain sebagaimana ditugaskan.Untuk tugas umum, ini bisa berarti apa saja dari mengambil secangkir kopi untuk klien penting atau memasang beberapa dekorasi di kantor pada hari libur.Dalam beberapa kasus, resepsionis firma hukum berfungsi ganda sebagai paralegal, dalam hal ini mereka memberikan lebih banyak dukungan langsung untuk pengacara, sering menyertai pengacara ke pengadilan dan melakukan penelitian kasus utama.