Apa yang dilakukan asisten proyek?

Asisten proyek biasanya membantu manajer proyek atau direktur proyek dengan tugas yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.Dalam kebanyakan kasus, ini termasuk fungsi klerikal dan administrasi.Asisten Proyek juga dapat menghadiri pertemuan dan kemungkinan akan bertanggung jawab untuk menjawab pertanyaan dalam ketidakhadiran manajer proyek.Bergantung pada ukuran proyek, asisten dapat didedikasikan untuk satu pekerjaan dan manajer proyek atau dapat membantu lebih dari satu manajer pada lebih dari satu proyek secara bersamaan..Sebagian besar proyek sangat bergantung pada file dan spreadsheet, termasuk garis waktu, anggaran dan daftar tugas.Menjaga ini diperbarui, mengkomunikasikan pembaruan dan mendokumentasikan perubahan adalah bagian penting dari manajemen proyek dan merupakan tugas yang umumnya jatuh ke asisten ketika ada.Banyak perusahaan memiliki persyaratan khusus mengenai apa yang harus didokumentasikan dan apa yang harus disimpan dalam file fisik.

Jenis dokumen lain juga sering jatuh ke asisten proyek.Ini dapat mencakup meminta dan mengajukan formulir dan izin asuransi, mengisi pesanan pembelian dan banyak lagi.Ini juga sering mencakup mengelola korespondensi, seperti memberikan laporan dan pembaruan rutin kepada klien.

Asisten proyek juga akan sering menghadiri pertemuan dan berpartisipasi dalam panggilan konferensi.Ini biasanya mencakup pertemuan tim internal serta pertemuan klien.Dalam banyak kasus, asisten akan ditugaskan untuk membuat catatan dari pertemuan dan mengembangkan dan mendistribusikan laporan rapat sesudahnya.Bagian penting dari laporan tersebut adalah identifikasi item tindakan dan penugasan tanggung jawab untuk masing -masing.Penting juga untuk mengidentifikasi tanggal jatuh tempo.

Sementara manajer proyek atau direktur secara tradisional memiliki lebih banyak tanggung jawab untuk membuat keputusan, mengelola hubungan pelanggan dan memastikan bahwa proyek tetap sesuai anggaran dan sesuai jadwal, asisten harus menyadari status tersebutProyek setiap saat karena dia mungkin dipanggil untuk menjawab pertanyaan jika manajer tidak tersedia.Manajer proyek mungkin dalam pertemuan, sakit, atau berlibur ketika informasi diperlukan oleh anggota tim atau klien, misalnya.Mengetahui di mana menemukan data sangat penting.

Asisten proyek yang tidak berdedikasi untuk satu proyek, tetapi bertanggung jawab untuk mendukung banyak manajer atau beberapa proyek, akan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas ini untuk setiap proyek.Ini berarti bahwa asisten harus sangat terorganisir.Dia juga harus dapat memprioritaskan tugas dan tahu apa yang harus dilakukan ketika tuntutan dua atau lebih proyek konflik.