Apa yang dilakukan oleh spesialis pembelian?

Seorang spesialis pembelian adalah individu yang ditugaskan untuk menangani semua proses pembelian dan keputusan untuk bisnis sambil mematuhi anggaran yang ditugaskan.Individu dalam posisi ini juga harus melacak semua catatan dan data karena berkaitan dengan pembelian perusahaan dan tawaran yang diserahkan kepada vendor.Mereka juga dituduh melaporkan informasi ini kepada anggota staf yang tepat secara teratur.Tugas posisi ini memerlukan pembelian barang dan peralatan terkait bisnis, serta bernegosiasi dengan berbagai vendor untuk memastikan bahwa harga yang wajar untuk barang dan jasa diterima.Sebagian besar pekerjaan spesialis pembelian juga memberi wewenang kepada orang tersebut untuk membuat tawaran untuk barang dan jasa atas nama perusahaan.

Tugas spesialis pembelian yang tepat akan bervariasi karena setiap perusahaan memiliki operasi internalnya sendiri.Namun, sebagian besar persyaratan spesialis pembelian melibatkan pencatatan yang sangat ketat.Catatan dapat disimpan dalam file kertas, dikelola dalam database komputer atau keduanya.Oleh karena itu, spesialis harus bekerja dengan perangkat lunak tertentu untuk memastikan bahwa catatan akurat dan terkini.Di antara jenis catatan yang paling dasar yang diperlukan oleh spesialis yang harus disimpan adalah faktur, pesanan pembelian dan kontrak penawaran.

Saat melakukan pembelian dan menyimpan catatan yang akurat, seorang spesialis juga harus menyiapkan laporan untuk personel kunci dalam suatu organisasi.Komunikasi reguler dengan vendor, serta departemen lain dan karyawan perusahaan, juga termasuk dalam deskripsi pekerjaan spesialis pembelian yang khas.Orang -orang yang dipekerjakan dalam posisi seperti itu juga harus berhati -hati untuk tidak melebihi batasan anggaran yang ditetapkan dan harus memastikan bahwa semua prosedur pembelian dipatuhi.

Di banyak perusahaan, spesialis pembelian bekerja di dalam departemen keuangan atau bekerja sangat erat dengan staf departemen tersebut.Dengan demikian, penting bahwa keduanya bekerja sama untuk memastikan bahwa faktur dan permintaan pembelian diproses tepat waktu.Seorang spesialis juga bekerja sama dengan staf keuangan untuk memastikan bahwa anggaran memungkinkan pembelian barang dan layanan yang diperlukan.

Memelihara kontak reguler dengan vendor juga merupakan aspek penting dari deskripsi pekerjaan spesialis.Ketika masalah pembayaran muncul, seorang spesialis harus bekerja dengan vendor untuk menyelesaikan masalah tersebut.Selain itu, seorang spesialis harus melacak semua pesanan, pengiriman, dan inventaris.Bergantung pada ukuran perusahaan yang dipekerjakan oleh spesialis, tanggung jawab seperti itu sering melibatkan membangun hubungan dengan banyak vendor.

Beberapa pekerjaan spesialis pembelian juga menugaskan spesialis untuk melacak pemeliharaan peralatan kantor.Mempertahankan catatan jaminan dan perjanjian layanan kadang -kadang diharapkan dari seseorang di posisi ini.Ketika perlengkapan dan peralatan kantor perlu diganti, spesialis pembelian biasanya orang yang akan dievaluasi dan melakukan pemesanan tersebut.